Funciones de la Administración

Te explicamos cuáles son las funciones de la administración definidas por Henry Fayol y las características de cada una.

Funciones de la administración

Las funciones de la administración son tareas universales que permiten coordinar el conjunto de actividades que ocurren en una empresa, de manera eficaz.

Uno de los primeros teóricos en definir estos lineamientos fue Henry Fayol. Este ingeniero francés aportó un enfoque clásico para la administración, tras vivir las consecuencias de la Revolución Industrial y de la Primera Guerra Mundial.

Las funciones administrativas impactan en toda la estructura de una organización, desde los niveles inferiores y medios (con los obreros y los profesionales) hasta los niveles más altos (con la capacidad directiva, que incluye al área administrativa).

Si bien el objetivo final de una empresa es generar ganancias, las funciones administrativas son las medidas que se deben seguir para llegar a sus objetivos, mediante diferentes acciones y estrategias.

Ver también: Teoría clásica de la administración

La función de planificar

La función de planificar es la primera y la más importante de la gestión administrativa. Según Fayol, la empresa necesita un buen plan de acción (o de proyección), en el que debe participar toda la estructura, lo que permitirá administrar el área de producción, al personal y a los recursos.

La planificación puede ser tanto a corto como a largo plazo. Además, debe considerarse como un proceso continuo, es decir, la administración tiene que proyectar, implementar y revisar su planificación de manera regular para ajustar el plan según sea necesario y en base al progreso alcanzado.

El desarrollo de la planificación implica definir aspectos de la empresa, como:

• La misión. Se refiere a la finalidad para la que fue creada la organización.
• La visión. Se refiere a la situación a largo plazo en la que se quiere ubicar a la organización.
• Los valores. Se refiere al conjunto de normas y principios por los que se rige la institución.
• Los objetivos. Se refiere a fines más específicos que la visión, aunque también pueden ser a largo plazo.

Más en: Planeación en administración

La función de organizar

La función de organizar resulta clave para que la empresa perdure en el tiempo. Ordenar las tareas según las áreas y la estructura general, permite optimizar los recursos necesarios, aprovechar el tiempo de trabajo, mejorar el flujo de trabajo y tomar decisiones más acertadas.

En definitiva, organizar todas las partes que conforman a la organización fomenta la productividad y mejora las ganancias.

Más allá de los objetivos fijados, de los imprevistos que puedan surgir o del responsable que esté a cargo de la dirección, es necesario organizar cada parte de la empresa en lo que se denomina “organigrama”, una representación gráfica de la estructura que muestra la interacción entre cada parte y las personas que la integran.

Los principales tipos de organización pueden ser:

• Lineal. Consiste en el tipo de organización más antiguo y sencillo, y se basa en el principio de unidad de mando piramidal con una única autoridad, canales formales de comunicación y decisiones centralizadas.
• Funcional. Consiste en un tipo de organización basado en la especialización. Se caracteriza por la autoridad dividida, canales de comunicación directos, descentralización de las decisiones y énfasis en la especialización de las tareas.

Más en: Organización administrativa

La función de dirigir

La función de dirigir es propia de la gerencia y consiste en dar las órdenes a la fuerza de trabajo. Las instrucciones claras y concretas de la gerencia, a través de canales adecuados, garantizan un buen desempeño de los empleados.

Además, resulta importante la motivación de los subordinados para obtener mejores respuestas tanto en la productividad como en el ambiente de trabajo. Sin embargo, según la estructura de la empresa, puede resultar difícil que la gerencia mantenga una relación cercana con todos los empleados.

Los gerentes deben contar con adecuados canales de difusión o de comunicación, que les permitan transmitir mensajes claros, tener una devolución y estar al tanto de lo que opinan los empleados (por ejemplo, a través de pruebas de rendimiento de los empleados que realizan los supervisores o encuestas de satisfacción de los trabajadores).

Más en: Dirección administrativa

La función de coordinar

La función de coordinar consiste en armonizar todas las actividades y los esfuerzos de cada parte del organigrama, para que accionen en conjunto hacia los objetivos generales de la empresa. Cada área de la organización se debe complementar y enriquecer con el trabajo de las otras partes.

El liderazgo debe centrarse en la coordinación, para lograr la motivación de los empleados, un flujo de trabajo adecuado, y una productividad eficiente. Una herramienta clave para la coordinar es la comunicación a través de diversos canales, que permitan emitir mensajes claros y mantener una cercanía con cada trabajador.

La dotación del personal es un proceso que implica contratar a trabajadores idóneos y retener a aquellos que resultan adecuados para la empresa (a través de capacitaciones, compensaciones y evaluaciones de los empleados). El accionar de la coordinación sobre todas las áreas, permite detectar el perfil de empleado necesario para cada tarea.

La función de controlar

La función de controlar o monitorear asegura que las tareas se lleven a cabo según lo planificado. Es necesario que los gerentes realicen evaluaciones de desempeño de los empleados, de manera regular, para anticiparse a posibles obstáculos o desviaciones de las tareas (lo que entorpecería alcanzar los objetivos).

Los gerentes pueden establecer estándares de desempeño para medir el rendimiento entre los trabajadores. Con los resultados del análisis, la gerencia puede tomar decisiones más acertadas, tanto para solucionar conflictos como para corregir errores respecto a lo planificado.

Más en: Control en administración

Referencias

• «The five functions of management by Henry Fayol» en Notesmatic
• «Las 5 funciones de la administración de Henri Fayol» en  Web y empresas
• «Henri Fayol: Planning, organisation, command and control» en Managers.org.uk
• «Función de la administración en las organizaciones» en Emprendices