Control en administración

Te explicamos qué es el control en administración y cuáles son sus objetivos y sus fases. Además, qué tipos de control administrativo existen.

¿Qué es el control en administración?

El control es una de las principales funciones de la administración, junto con la planeación, la organización y la dirección. Su cometido fundamental es velar por que los procesos de la organización ocurran conforme a lo planificado, y evaluar la eficacia de los resultados obtenidos, es decir, su grado de proximidad respecto al ideal.

El control administrativo puede darse a través de diferentes dinámicas. Usualmente estas implican la obtención de información respecto al proceso empresarial y a sus resultados, así como la posterior aplicación de las correcciones pertinentes para solucionar los errores y alcanzar la eficiencia productiva.

Por lo tanto, el control es un mecanismo de retroalimentación del sistema organizativo en el que se someten a juicio las etapas previas, sobre todo la de planificación, donde se fijan las expectativas y las metas. En teoría, una organización cuyos procesos y resultados se apeguen a lo planificado será mucho más eficiente que otra que se salga del carril.

• Ver además: Funciones de la administración

Objetivos del control administrativo

Los procesos de control administrativo permiten no solo medir el rendimiento organizacional, sino también establecer los estándares de calidad idóneos para ello. Es decir, permiten mejorar la evaluación misma, además de tomar las medidas correctivas pertinentes.

Un proceso de control idóneo, en este sentido, debería ser económico, flexible y preventivo, pero además debería responder a los objetivos organizacionales trazados de antemano.

• Ver también: Control de calidad

Fases del proceso de control

Las fases del proceso de control tienden a ser las siguientes:

• Fase 1: establecimiento de los estándares. En esta fase inicial, se afinan y definen los parámetros de medición o evaluación, sin los cuales sería imposible saber qué tan bien o mal sale el producto. Puede optarse por cuatro estándares distintos: de cantidad (volumen de producción, cantidad de existencias), de calidad (exactitud, logro del producto), de tiempo (tiempos de producción) y de costos (costos de venta, costos de producción).
• Fase 2: evaluación del desempeño. En esta fase, se procede a la medición de los procesos organizacionales, aplicando los estándares previamente acordados.
• Fase 3: comparación de desempeño. En esta fase, se cotejan los márgenes del desempeño esperados con los obtenidos. Para ello, se cotejan los estándares iniciales para determinar el margen de éxito o error.
• Fase 4: acción correctiva. En esta fase, se elabora un informe que registre todo lo anterior y se planifican las acciones necesarias para mejorar o perfeccionar el proceso. Para ello, es clave determinar a qué altura de la estructura empresarial están los problemas y cuáles son sus posibles soluciones.

• Ver también: Estructura organizacional

Tipos de control administrativo

De acuerdo a sus mecanismos de acción, se puede hablar de distintos tipos de control administrativo:

Controles previos o precontrol

Los controles previos son las dinámicas de control que anteceden a la acción. Su propósito es asegurarse de que los recursos (humanos, materiales y financieros) se inviertan según lo planificado. Para ello, se debe identificar los gastos financieros presupuestados, anticipar las actividades por realizar y prever lo que costará llevarlas a cabo.

Controles directivos o de dirección

También conocidos como controles de avance o controles cibernéticos, los controles directivos son las dinámicas que supervisan el recorrido de los procesos organizacionales mientras están en curso, es decir, antes de que finalicen. Se hacen con el fin de tener tiempo de tomar medidas o forzar un cambio de ruta, por lo que dan resultado solo si se tiene una retroalimentación adecuada.

Controles a corriente o en vivo

Los controles a corriente son las dinámicas de control que se llevan a cabo a lo largo del proceso empresarial, es decir, a la par que están transcurriendo, de la mano de directivos o del propio personal operario.

Controles posteriores

Los controles posteriores son las dinámicas de control que se llevan a cabo una vez finalizada la acción productiva. Se dan de manera retrospectiva, evaluando todo el recorrido y extrayendo las conclusiones pertinentes de lo que salió bien y lo que no. Luego, se recogen sus conclusiones en un informe que sirve para futuras gestiones y para recompensar o alentar a los trabajadores.

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Referencias

• Chiavenato, I. (2002). Administración. Teoría, proceso y práctica. McGraw Hill.
• De Jaime Eslava, J. (2013). La gestión del control de la empresa. ESIC Editorial.