Método Kaizen

Te explicamos qué es el método Kaizen en gestión de calidad y sus pasos básicos. Además, te contamos su origen y cómo se implementa.

¿Qué es el método Kaizen?

En el mundo empresarial y específicamente en lo referido a la gestión de calidad, se conoce como método Kaizen a una dinámica de mejora continua de los procesos industriales que se basa en los cambios simples, concretos y baratos a lo largo de la estructura empresarial, los cuales involucran tanto a la base trabajadora como a la cúpula directiva. Se trata de un método de origen oriental, cuyo nombre sinojaponés kaizen (改善) puede traducirse como “cambios buenos” o “cambiar para mejor”.

El Kaizen es un método muy en contacto con las filosofías del oriente del mundo, como el budismo zen y el taoísmo, y su postulado fundamental es que tanto empleados como directivos deben cambiar su mentalidad de manera coordinada. Este abordaje de la jerarquía empresarial como un todo unificado y recíproco, en el que una parte no puede existir sin la otra, tiene más que ver con los conceptos filosóficos del yin-yang que con la visión verticalista de Occidente.

En concreto, el método Kaizen propone un sistema de mejoría continua de la organización empresarial, a partir de la comprensión de sus procesos en el tiempo. Así, trabaja sobre lo ya existente, eliminando desperdicios, optimizando tareas productivas y fomentando la sinergia empresarial, apuntando a cambios concretos y sencillos que se traduzcan en resultados tanto cualitativos como cuantitativos a corto plazo.

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Origen del método Kaizen

El método Kaizen surgió en Japón a mediados del siglo XX, tras la Segunda Guerra Mundial, durante la presencia estadounidense en esta potencia oriental. En ese entonces, las industrias niponas dedicadas a la fabricación de armamento e insumos bélicos fueron adaptadas con ayuda de programas de entrenamiento estadounidense a propósitos civiles, lo cual supuso una oportunidad importante para combinar el pragmatismo occidental con la milenaria filosofía de superación oriental.

Los japoneses asimilaron rápidamente las enseñanzas organizacionales estadounidenses y pronto pudieron formularlas a su manera, lo que dio origen a la filosofía del kaizen o mejoramiento continuo.

Uno de los principales promotores de este método fue el químico industrial y administrador de empresas japonés Kaoru Ishikawa (1915-1989), considerado como el padre del análisis científico de causas de problemas en los procesos industriales. Sus ideas contribuyeron a la creación del CTC o Control Total de Calidad, corriente en la que se inserta el método Kaizen.

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La filosofía Kaizen

Los preceptos filosóficos del Kaizen no solo se aplican a los procesos industriales, sino que pueden ser trasladados a los distintos aspectos de la vida cotidiana. Su perspectiva fundamental es que el control de los procesos puede darse a través de pequeños cambios continuos para mejor, en lugar de revolucionando el sistema o tomando acciones radicales.

Este principio puede hallarse en diferentes doctrinas de pensamiento o de creencia orientales, en las que se entiende el todo como una integración armónica de sus partes, y se acepta que un cambio mínimo en alguna de ellas tiene la potencia suficiente como para alterar el resultado e impulsar un cambio positivo.

Las cinco S del método Kaizen

“Las cinco S” son los pasos básicos propuestos por el Kaizen, a cada uno de los cuales se asigna una palabra clave en japonés: seiri (“clasificar”), seiton (“organizar”), seiso (“limpiar”), seiketsu (“estandarizar”) y shitsuke (“autodisciplina”).

1. Seiri. La primera de “las cinco S” se puede entender como “clasificar”, es decir, distinguir entre los elementos útiles e inútiles, entre lo vital y lo accesorio, para así prescindir de todo aquello que distraiga, divida o entorpezca los esfuerzos y retrase el avance.
2. Seiton. Una vez clasificados los elementos disponibles, se deben organizar los elementos útiles de acuerdo a un criterio práctico: a cada proceso y objeto se le asigna una ubicación y un nombre fijos, para minimizar los tiempos de búsqueda y evitar esfuerzos inútiles.
3. Seiso. La limpieza es el tercer punto clave del método Kaizen, y puede referirse tanto a la eliminación de elementos innecesarios o que entorpezcan la productividad, como a la limpieza física del entorno de trabajo. Así, se mejora la experiencia laboral y se reduce el riesgo de accidentes.
4. Seiketsu. La estandarización es clave para el mejoramiento paulatino de los procesos de una empresa, ya que al aplicar un mismo criterio y unos mismos parámetros de medición se puede obtener la información justa para la correcta toma de decisiones y el aumento de la productividad. La idea es que todas las partes de la organización compartan una misma mirada laboral.
5. Shitsuke. Una vez optimizados los procesos, se requiere del fomento de la autodisciplina para sostenerlos en el tiempo y no reincidir en los viejos hábitos, que puedan sabotear los cambios logrados. Una vez implantado el nuevo método de trabajo, la autodisciplina hará que se naturalice.

¿Cómo se aplica el método Kaizen?

La aplicación del método Kaizen puede variar dependiendo de la situación de cada empresa, dado que su punto de partida siempre es la situación actual de funcionamiento; el método Kaizen desconfía del borrón y cuenta nueva. Su metodología parte de la aplicación de “Las cinco S” y a su vez del ciclo PDCA, es decir, el circuito de cuatro pasos identificados con dichas siglas en inglés: plan (planificación), do (materialización), check (comprobación) y act (actuación).

• Planificación. Consiste en el trazado de las metas a partir de la identificación de los problemas de la empresa. Estos objetivos deben ser claros y alcanzables, y deben ser abordados por un equipo de trabajo apropiado.
• Materialización. Consiste en la implementación del plan elaborado en base a un calendario definido por prioridades.
• Comprobación. Consiste en el análisis del grado de cumplimiento de lo planificado y la identificación de errores, ineficiencias e incongruencias.
• Actuación. Consiste en la aplicación de las correcciones necesarias para lidiar con los problemas surgidos en las fases anteriores, y obtener además información que permita una nueva planificación futura.

Por otro lado, la implementación práctica del método Kaizen puede darse a través de diferentes herramientas en una empresa, dependiendo de cómo sea su realidad objetiva. Estas herramientas son:

• Grupos Kaizen. Entendidos como círculos de calidad, estos grupos se componen por cuatro integrantes, un líder y un asesor metodológico, y tienen como propósito la aplicación del método PMCA, o sea, observar, analizar, actuar y corregir en un ámbito muy específico de su trabajo.
• Kaizen 2 días 2 horas. Llamado también “Kaizen Nissan”, dado que fue exitosamente implementado en la empresa nipona de automóviles de ese nombre, parte de la idea de mejorar la productividad cambiando ciertas dinámicas de los puestos de trabajo. Durante dos días un grupo kaizen se dedica por dos horas a optimizar un puesto de trabajo específico, analizando su situación y aplicando cambios simples e inmediatos.
• Kaizen Kobetsu. Consiste en un método de aplicación de mejoras rápidas y enfocadas en un área específica del proceso productivo, ya sea de manera individual o a través de grupos funcionales. Esto puede hacerse en lapsos breves y repetidos, que involucran a grupos de entre 5 y 12 personas, o bien en eventos multitudinarios kaizen en los que se fomenta el intercambio multidisciplinario dentro de la empresa.
• Kaizen Teian. Enfocado en la minimización de pérdidas y la maximización de la productividad, este modelo parte de la noción de que todas las ideas son inútiles si no son implementadas. De modo que se evalúa un proceso y se acumulan una serie de mejoras simples, económicas e inmediatas, a menudo mediante la aplicación de un buzón de sugerencias, fomentando así el compromiso de los empleados con el mejoramiento de su propio lugar de trabajo.

Beneficios del método Kaizen

Los beneficios del método Kaizen suelen apreciarse al corto y mediano plazo, y generalmente tienen que ver con lo siguiente:

• Mejoría de la productividad y disminución de los tiempos de proceso, al deshacerse de lo superfluo y de los factores de enlentecimiento del trabajo.
• Abaratamiento de los costos de trabajo y reducción de los niveles de desperdicio.
• Mejor gestión empresarial del tiempo de trabajo, lo cual permite mayor flexibilidad sin riesgos de disminución de la eficiencia.
• Mayor compromiso de parte de los trabajadores y del comité directivo.
• Facilidades para la conciliación laboral y el diálogo entre las partes.
• Optimización de la gestión documental, al agilizar el manejo de la información.

Ejemplos de aplicación del método Kaizen

Algunos ejemplos históricos de aplicación del Kaizen en distintas empresas son:

• El caso de Toyota. Una de las primeras empresas en aplicar el método Kaizen en la historia fue Toyota, según el modelo planificado por su fundador, Sakichi Toyoda, su hijo Kiichiro Toyoda y el ingeniero Taiichi Ohno. Así nació un modelo de alta efectividad que prescindió de la acumulación de materia prima y redujo los tiempos de procesamiento, al inspirarse en el modelo de reposición de los supermercados, en los que se pone nueva mercancía en función de las necesidades de consumo y no de las de producción. A este principio luego se le designó como método Kanban o método “justo a tiempo”.
• El caso de Honda. Esta empresa automotriz de origen nipón implementó el método Kaizen luego de que su mayor competidor, la empresa Toyota, lo hiciera en la segunda mitad del siglo XX. En el caso de Honda, el método Kaizen consistió en la formación de círculos de calidad (llamados New Honda Circles) que competían entre sí en la identificación y resolución de problemas de la empresa, fomentando así un espíritu de altísimo compromiso entre los trabajadores.
• El caso de Sony. La aplicación del método Kaizen en la empresa de productos electrónicos Sony es mucho más reciente que en los dos casos previos, pero consistió también en una política de control total de calidad, bajo el título de “cero defectos”. Para lograrlo, se crearon grupos Kaizen de calidad que a través de pequeñas modificaciones maximizaron el aprovechamiento del tiempo en la empresa.

El método Kanban

El método Kanban es una de las metodologías de mejoramiento empresarial herederas del Kaizen, surgida a finales del siglo XX como una alternativa simplificadora, eficiente y veloz a los modelos tradicionales de gestión de recursos. El Kanban propone la disminución de los tiempos “desperdiciados” y la simplificación de la cadena de reposición de recursos, enfocándose en la demanda del consumidor, o sea, en lo que se necesita.

De esta manera, se puede ir mejorando paulatinamente la estructura empresarial, aprovechando los recursos disponibles y alcanzando un alto nivel de compromiso mutuo entre trabajadores y directivos. Se trata de un método de altísima transparencia y comunicación, que permite a cualquier individuo conocer el ciclo productivo y el momento específico en el que un determinado proceso se encuentra, lo cual minimiza la pérdida de tiempo y fomenta el diálogo horizontal.

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El método “Just in time”

El “método Toyota” o “Método just in time” (en inglés: “justo a tiempo”) fue desarrollado en la segunda mitad del siglo XX en las instalaciones de la empresa nipona Toyota, en gran medida gracias a la aplicación de la filosofía Kaizen. Este método consiste en la eliminación de los stocks de materia prima y la necesidad de su almacenamiento, al remodelar los procesos productivos para que los recursos lleguen conforme se vayan agotando, es decir, “justo a tiempo”.

El modelo de inspiración de este cambio fue el sistema de reposición de los supermercados, en los que se repone una mercancía conforme los consumidores se la llevan. El método Kanban, por ejemplo, es uno de los llamados “métodos justo a tiempo”.

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Referencias

• “Kaizen” en Wikipedia.
• “Método Kaizen: los secretos del sistema japonés que usan Toyota y Sony” en El cronista (Argentina).
• “Método Kaizen. ¿Qué es y cómo puedes beneficiarte de él?” en Red de Universidades Anáhuac (México).
• “Kaizen (manufacturing)” en The Encyclopaedia Britannica.