Kanban

Te explicamos qué es el método Kanban, cómo funciona y cuáles son sus beneficios. Además, te contamos cómo fue su origen y su historia.

¿Qué es Kanban?

Kanban es el nombre japonés (escrito 看板) de un sistema de información que opera en base a tarjetas que identifican y controlan de manera armónica los procesos productivos de una organización. Se considera un subsistema del método Just in time (“Justo a tiempo”), también conocido como el “método Toyota”, que consiste en la llegada de los insumos y los productos elaborados en el momento y en las cantidades en que se necesitan, sin necesidad de ser almacenados.

El método Kanban opera de una manera similar: el producto o los insumos son acompañados de una tarjeta de identificación que, una vez utilizados o consumidos los productos, es enviada al productor como una orden de pedido, para así estimular la reposición del inventario. De este modo, se produce un flujo continuo que disminuye la necesidad de almacenamiento y supedita la producción directamente a la demanda, lo cual impide la producción en exceso.

Este mismo principio, aplicado generalmente a las fábricas, se emplea para la gestión del trabajo intelectual, en lo que se conoce como Kanban boards o Tableros Kanban. Estos últimos operan en base a visibilizar el trabajo pendiente, en proceso y realizado, utilizando tarjetas identificativas para cada labor o tarea, y disponiéndolas en un tablero que tiene tres columnas, cada una para el respectivo estado de pendiente (to do), en proceso (doing o work) o finalizado (done).

Este método es empleado en el desarrollo de software, la gerencia operativa empresarial y muchas otras áreas laborales, siempre bajo la consigna de no sobrecargar a los trabajadores y de generar un flujo estable de labores.

Ver además: Gestión empresarial

Origen e historia del Kanban

La palabra japonesa kanban quiere decir “signo visual” o “tarjeta”, y fue un modelo de gestión de la producción surgido en las fábricas de Toyota alrededor de 1940, como una evolución del método Just in time que ya regía en la empresa.

La idea de su creación era establecer un modelo transparente y eficiente de trabajo, que permitiera a los involucrados saber en todo momento qué procesos estaban listos y cuáles no. Se atribuye la creación de este método al ingeniero industrial japonés de Toyota Taiichi Ohno, método que luego fue replicado por sus competidoras estadounidenses.

Sin embargo, el primero en aplicar este método oriental a las tecnologías de la información y al desarrollo de software fue el estadounidense David J. Anderson, alrededor del 2004, quien tomó como ejemplo las experiencias de otros empresarios como Eliyahu Goldratt, Edward Deming y Peter Drucker. De este modo logró mejorar el flujo de la productividad de su empresa a un punto tal que posteriormente se dedicó a promocionar el método Kanban a través de libros como Kanban: Cambio evolutivo exitoso de 2010.

¿Cómo funciona el método Kanban?

La idea central del método Kanban es generar un flujo transparente e ininterrumpido de producción, para lo cual emplea una perspectiva evolutiva y no disruptiva del trabajo. Para esto es posible utilizar tableros físicos (como pizarras acrílicas) o herramientas de software especializadas en Kanban.

La idea es visibilizar de manera sencilla los tiempos y los flujos de los distintos procesos y así poder tomar decisiones que maximicen su eficiencia o reduzcan los “cuellos de botella”, tal y como hizo la empresa Toyota a mediados del siglo XX eliminando la necesidad de almacenar materia prima y bienes elaborados.

En pocas palabras, el sistema Kanban propone que una tarea determinada se identifique con una tarjeta adhesiva (un post it, por ejemplo), la cual debe moverse por las distintas etapas de su proceso para acompañarlo y visibilizarlo. Este desplazamiento se produce en manos del propio equipo que lo realiza, de modo que el tablero se convierte en un punto de encuentro y de diálogo entre los equipos de trabajo, y de dichos encuentros surgen las opciones de mejoramiento del sistema.

Para que el método tenga éxito, sin embargo, se debe prestar atención a sus cuatro principios fundamentales, que se detallan a continuación.

Los principios del Kanban

• Se empieza siempre por lo que ya se hace. Dicho de otro modo, debemos comenzar por lo que ya estamos haciendo, no intentar comenzar de cero para organizar el proceso. Kanban funciona en procedimientos que ya están en marcha, ya que opera en base a su evolución y su desenvolvimiento futuro inmediato.
• Se plantean los cambios de modo gradual y evolutivo. Los cambios radicales pueden ser atractivos, pero traen consigo mayores tasas de fracaso. El Kanban propone la identificación y el emprendimiento de cambios pequeños pero significativos, realizados de manera continua: la idea es conducir el sistema de manera gradual hacia un nuevo estándar.
• Se respetan los roles, procesos y cargos actuales. Los cambios traen siempre consigo resistencia, y la mejor forma de aplicarlos es conservando la jerarquía y la estructura vigentes, para marchar de manera paulatina hacia la mejoría del sistema, y no hacia su revolución violenta.
• Se ejerce el liderazgo a todo nivel. El método Kanban no delega el liderazgo en la gerencia ni opera de manera vertical, sino que requiere del consenso de los involucrados, quienes deben emprender y sostener los cambios con convicción. De otro modo, las viejas prácticas se mantendrán por inercia o por oposición.

Beneficios del Kanban

Los beneficios clave del método Kanban pueden resumirse en:

• Permite una mayor organización y colaboración. El enfoque visual de la metodología Kanban permite un seguimiento de las tareas más simple, rápido y pragmático, lo cual se traduce en mayores posibilidades de colaboración entre distintos equipos y en estructuras mentales más flexibles.
• Fomenta el rendimiento y la transparencia. La flexibilidad y pragmatismo del método Kanban coloca en el primer lugar al rendimiento y a la transparencia, es decir, le da prioridad a la eficiencia y a la comunicación, dos rasgos clave en el éxito de cualquier tipo de organización. Al permitir que el avance de los procesos sea observado abiertamente, se fomenta el diálogo y se abre lugar para los pequeños cambios.
• Permite una mejor distribución del trabajo. La visibilidad y la simpleza estética del modelo Kanban implica una menor inversión de tiempo y esfuerzo en modelos de presentación del trabajo, implantando un esquema sencillo y directo que reduce el tiempo de espera y facilita la reasignación de recursos.

Las seis prácticas centrales del Kanban

De acuerdo a lo propuesto por David J. Anderson y sus seguidores, el método Kanban puede implementarse de manera correcta si se tienen en consideración seis tareas fundamentales, llamadas “prácticas”:

• Visualizar el flujo de trabajo. Para comprender las necesidades del flujo de trabajo, es vital adquirir una perspectiva general de cómo tiene lugar, y para esto se requiere de una correcta visualización del proceso, o sea, una buena representación de las distintas dinámicas que involucra. Para ello, es clave plantear en el tablero tantas columnas como etapas haya, por ejemplo, para que las tarjetas o etiquetas vayan ocupando su lugar según sus etapas actuales.
• Limitar el Work-in-Progress. El sistema Kanban es un sistema de tipo pull (“halar” en inglés), que requiere de la compleción del trabajo pendiente antes de poder asumir nuevas etapas o necesidades. Es decir, se debe alentar a los trabajadores a completar sus tareas para poder avanzar y asumir otras nuevas, evitando a toda costa la acumulación de trabajos “en proceso”.
• Dirigir y gestionar el flujo. Este es el meollo del método Kanban: el control del flujo de trabajo, para destacar sus etapas clave, y para descubrir y solucionar los embudos o “cuellos de botella”. Para ello conviene identificar y eliminar las etapas de espera intermedias, reducir el tiempo de traspaso y hacer del flujo de trabajo un proceso suave, predecible, armónico. De este modo se podrán prever con certeza los tiempos de finalización de cada tarea.
• Explicitar las políticas de uso. Las políticas de uso son las reglas del proceso de trabajo, las cuales deben ser de pleno y común entendimiento por parte de todos los involucrados. Unas reglas de juego claras, explícitas y formuladas de un modo simple son un gran aliado para resolver problemas, lo cual fomenta la autonomía y la independencia del trabajador. Estas “reglas” pueden pensarse como un algoritmo a seguir, un protocolo de observación o simplemente los patrones para saber y reconocer cuándo una tarea está lista y por lo tanto debe pasar a la siguiente columna.
• Utilizar bucles de retroalimentación. Un bucle de retroalimentación es un mecanismo de análisis en el cual la respuesta de un proceso ofrece información respecto de cómo tuvo lugar el proceso mismo y así contribuye con la toma de decisiones que lleva a su propio mejoramiento. Dicho de otro modo, se trata de un feedback entre producto y proceso, en el cual el primero arroja información valiosa sobre cómo tiene lugar el segundo. Las métricas, los informes, la continua evaluación del flujo de trabajo es clave para la toma de decisiones acertadas.
• Evolucionar colaborativa y experimentalmente. Dado que Kanban es un proceso de mejora evolutivo, sus resultados se dan en el medio o largo plazo, y tienen lugar en la medida en que la colectividad se involucra con los pequeños cambios que mejoran el rendimiento. Cada cambio es medido, evaluado y pensado científicamente, cosa que no es difícil una vez que se tiene el diagrama del proceso claramente ilustrado, y así se puede avanzar hacia la mejora global y continua de la organización.

Diferencias entre Kanban y Scrum

Tanto Kanban como Scrum son metodologías de organización de proyectos, que enfatizan el movimiento continuo y hacen foco en las tareas pequeñas, simples, puntuales. Ambas tienen una aproximación Agile and Learn (“Agilidad y aprendizaje”), pero enfocan sus procesos de modos muy distintos entre sí.

Así, mientras que Kanban hace énfasis en la visualización del flujo de trabajo y el flujo continuo, Scrum propone la implementación de líneas de tiempo para cada ciclo de asignación y entrega (sprints) que van generalmente de una a cuatro semanas. Kanban es un modelo estable, que apuesta por la predictibilidad y el cambio experimental; Scrum en cambio es un modelo altamente adaptativo y estructurado, aunque de roles fijos definidos.

Sigue con: Organización administrativa

Referencias

• “Kanban” en Wikipedia.
• “Kanban (desarrollo)” en Wikipedia.
• “¿Qué es Kanban?” en How work really gets done.
• “What is a Kanban Board? Basics and Benefits” en Forbes advisor.
• “Kanban vs. Scrum. What’s the difference?” en Coursera.