Inventario

Te explicamos qué es un inventario, su utilidad, clasificación y cómo realizarlo. Además, sus ventajas, desventajas y diversos ejemplos.

¿Qué es un inventario?

Un inventario es la clasificación detallada de los bienes muebles e inmuebles que forman el caudal comercial de una persona o de una empresa. Los inventarios se realizan en un período determinado de tiempo.

Con el inventario, empresas grandes y chicas llevan un control exhaustivo de mercadería y de las ventas que se realizan mientras transcurre el período comercial. Al final de este período, la empresa obtiene el balance final y lo compara con el de otros años para sacar conclusiones y tomar acciones comerciales según el resultado.

Ver también: Gestión de calidad

¿Para qué sirve un inventario?

El inventario se utiliza en las empresas como un sistema de control y registro de ganancias ya que brinda información resumida y concreta sobre las acciones de compra y venta de bienes o servicios.

La relación directa entre el inventario y la contabilidad es el núcleo central del comercio, es por eso que las empresas deben llevar sin falta un tenaz control en sus operaciones. A través del inventario se puede conocer el estado actual de la empresa para a partir de allí tomar decisiones que permitan administrarla y gestionarla de manera rentable.

Conocer la demanda de un producto es importante para realizar compras de materia prima o insumos al por mayor y abaratar costos, lo que permite mantener una producción constante sin faltantes de insumos.

Tipos de inventarios

Existen diferentes tipos de inventarios que varían según el tamaño o particularidad de cada empresa y el tipo de producción.

Según su forma:

• Inventario de productos terminados. Formado por productos elaborados que serán o están puestos a la venta.
• Inventario de materias primas. Formado por elementos que una vez procesados serán un producto.
• Inventario de productos en proceso de fabricación. Formado por productos que están en un proceso intermedio, no son materia prima ni un producto terminado, es decir, que se están llevando a cabo o formándose.

Según el momento:

• Inventario inicial. Realizado antes del comienzo de las operaciones en una empresa.
• Inventario final. Realizado por la empresa al final de cada período contable.

Según la periodicidad:

• Inventario perpetuo. Se administra de manera tecnológica a través de un software de base de datos. Los datos se actualizan de manera instantánea en cada entrada o salida de un producto.
• Inventario periódico. Se realiza mediante un conteo físico de mercancía cada un determinado período de tiempo.

Según la logística:

• Inventario de reserva. Formado por aquel excedente de producción que se utiliza en caso de un aumento de la demanda o fallas en el proceso productivo.
• Inventario en tránsito. Formado por aquellos productos que aún no llegaron a la empresa ya que están en manos de proveedores o transporte.
• Inventario de ciclo. Formado por mercaderías o materias primas que se compran en excedente para reducir el costo por unidad de compra.
• Inventario de previsión. Formado por la mercadería excedente que se produce en períodos de demanda baja para abastecer períodos de demanda alta.
• Inventario de desacoplamiento. Se utiliza entre dos procesos cuya tasa de productividad no está sincronizada.

¿Cómo armar un inventario periódico?

• Delimitar los productos a inventariar. Es importante establecer qué productos se van a inventariar para retirarlos y aislarlos de manera que no se mezclen con el resto de la mercadería. Se puede disponer de un estante o habitación especial para hacer el inventario.
• Elegir una fecha. Muchas empresas realizan este trabajo de manera trimestral o semestral y algunas incorporaron un inventario perpetuo (luego de confeccionar un inventariado inicial y subir la información a un software, el ingreso y egreso de mercadería se actualiza de manera automática). Es recomendable elegir un día en el que el comercio esté cerrado al público. Hay que tener en cuenta que el proceso puede llevar más horas o días de lo estipulado.
• Contratar personas en el caso de necesitarlo. El proceso de inventariado suele ser un trabajo largo y tedioso, según el número de piezas a inventariar se puede contratar mano de obra ajena a la empresa o comercio para realizar el trabajo. Esto debe ser tenido en cuenta a la hora de confeccionar el presupuesto.
• Contar con materiales de oficina. Los artículos de librería (etiquetas, bolígrafos, hojas) son esenciales para lograr un trabajo prolijo y ordenado. Se pueden utilizar etiquetas para ir rotulando los productos o grupo de productos ya inventariados.
• Establecer un código para clasificar los diferentes tipos de mercancía. Es recomendable asignar a cada producto un código, esto permitirá en un futuro encontrar los productos dentro de la planilla de manera más simple.
• Elegir una planilla o software para ir asentando los datos. A medida que se contabiliza la mercancía se asientan los datos con lápiz en una planilla o se utiliza una planilla online o software para consultarlos en un futuro de manera simple y rápida. 

Ventajas y desventajas del inventario

Ventajas:

• Funciona como un mecanismo de orden y control.
• Sirve para detectar pérdidas o robos.
• Permite conocer los niveles de producción.
• Ayuda a conocer el valor de una empresa.
• Permite conocer la curva de demanda y afrontarla.

Desventajas:

• Requiere una gran cantidad de mano de obra para llevar a cabo el proceso.
• Supone un gran costo de almacenaje.
• Insume una gran cantidad de tiempo.

Ejemplo de inventario

 

Sigue con: Contabilidad de costos

Referencias

• “Inventario” en Wikipedia.
• “El inventario físico” en CEUPE.
• “Inventory” en Collins.
• “Managing your business inventory” en Business.