Comunicación efectiva

Te explicamos qué es la comunicación efectiva y cuáles son sus características y elementos. Además, su importancia y algunos ejemplos.

¿Qué es la comunicación efectiva?

La comunicación efectiva es aquella en la que el mensaje es transmitido de forma exitosa, porque el receptor comprende el significado y la intención del emisor. Para lograr esto, es muy importante que quien realiza el mensaje sepa con exactitud qué es lo que quiere transmitir, es decir, que conozca el tema sobre el que está hablando y que pueda elaborar un mensaje preciso y claro.

Además, se deben tener en cuenta las características del receptor (quien recibe y debe entender el mensaje), para formular el contenido de la manera más acertada posible. De esta forma, los eventos comunicativos tienen más posibilidades de ser efectivos, porque es menos probable que se produzcan malentendidos o interpretaciones erróneas.

La comunicación efectiva es muy relevante en el ámbito laboral, así como en el personal y el educativo, pues permite que las personas puedan expresar sus ideas y comprender las de los demás.

Ver además: Comunicación

Características de la comunicación efectiva

La comunicación efectiva se caracteriza por lo siguiente:

• Es de fácil comprensión. El receptor puede entender el mensaje sin problemas y sin dudar de si la información es correcta o no.
• Es precisa. El mensaje transmite información específica y exacta para que no haya malentendidos.
• Contiene información verdadera. El mensaje es coherente con la realidad.
• Transmite información relevante. El mensaje brinda información que es importante para el receptor en una situación determinada.
• Combina lenguaje verbal y no verbal. El mensaje se transmite empleando palabras y otros sonidos, movimientos o gestos que complementan la comunicación verbal.
• Es recíproca. Los intercambios comunicativos efectivos suelen darse de forma dialogada, de modo que los participantes cambian sus roles cuando el receptor genera respuestas hacia el emisor.
• Se basa en la comprensión y el respeto. El emisor entiende las ideas y los sentimientos del receptor, respeta sus creencias y adecúa el mensaje a sus características para que el intercambio de información sea más fluido y eficaz.

Elementos de la comunicación efectiva

Existen ciertos elementos que componen cualquier proceso de comunicación efectiva:

• Emisor. Es la persona o el grupo de personas que producen y envían el mensaje.
• Receptor. Es la persona o el grupo de personas que reciben e interpretan el mensaje.
• Código. Es un conjunto de reglas y signos de los que el emisor se vale para producir su mensaje, y que también debe ser conocido por el receptor para poder interpretarlo (es decir, deben hablar el mismo idioma).
• Canal. Es el medio físico a través del cual se transmite el mensaje.
• Mensaje. Es la información que se comunica.
• Contexto. Es la situación en la que el emisor transmite su mensaje y en la que el receptor lo recibe.

En la mayoría de los intercambios comunicativos, se puede producir la retroalimentación, esto es, la respuesta que el receptor le da al emisor para demostrar que recibió y entendió el mensaje. Cuando se produce este fenómeno, el receptor pasa a ser el emisor y viceversa, y se puede confirmar que un evento comunicativo fue efectivo.

¿Qué es el ruido? El ruido se refiere a cualquier tipo de interferencia que afecta a los elementos que intervienen en la comunicación. Por lo tanto, perjudica la comunicación efectiva y debe evitarse todo lo posible.

Ver además: Elementos de la comunicación

Tipos de comunicación efectiva

En organizaciones como instituciones o empresas, la comunicación efectiva se puede clasificar teniendo en cuenta diferentes criterios.

Según el nivel de formalidad, la comunicación efectiva puede ser formal o informal.

• Comunicación formal. Suele tratar sobre temas laborales y tiene reglas específicas, como el uso de la cortesía. Puede ocurrir entre personas de igual o distinta jerarquía. Por ejemplo: una capacitación para un proyecto.
• Comunicación informal. Puede tratar sobre temas laborales o no, y no cuenta con reglas determinadas, porque se asemeja a la conversación cotidiana. Suele producirse entre personas de igual jerarquía. Por ejemplo: una conversación sobre un evento deportivo entre colegas.

Además, teniendo en cuenta la dirección, la comunicación efectiva también se puede clasificar en vertical (ascendente o descendente) y horizontal.

• Comunicación vertical. Ocurre entre personas de distinta jerarquía. Puede ser ascendente (si el emisor ocupa una posición de menor jerarquía) o descendente (si el emisor ocupa un puesto de mayor jerarquía). Por ejemplo: cuando el jefe de un área informa a los empleados sobre un cambio en la organización.
• Comunicación horizontal. Ocurre entre personas que tienen la misma jerarquía dentro de una empresa o una institución. Por ejemplo: cuando dos compañeros de trabajo organizan una reunión.

Más en: Tipos de comunicación

Importancia de la comunicación efectiva

La comunicación efectiva es importante en todos los ámbitos de la vida, puesto que en cualquier tipo de intercambio de información es necesario que el emisor y el receptor interpreten el mensaje de la misma manera. Por ejemplo:

• Ámbito empresarial. Fomenta la productividad, puesto que ayuda a que las personas y los equipos trabajen correctamente y en forma complementaria.
• Ámbito académico. Sirve para transmitir información correctamente en clases o en textos escritos, como tesis, ensayos y monografías.
• Ámbito político. Formular un mensaje claro y convincente es la clave para captar votos y lograr un consenso a la hora de llevar adelante una medida.
• Ámbito comercial. Un mensaje bien elaborado puede contribuir a realizar un mayor volumen de ventas.
• Ámbito personal. Contribuye a comunicar lo que se siente y piensa y, por lo tanto, permite que las personas tengan mejores vínculos con los demás.

Puede servirte: Importancia de la comunicación

Ejemplos de comunicación efectiva

Algunos ejemplos de comunicación efectiva son:

1. El responsable de recursos humanos deuna empresa envía un correo electrónico a todos los empleados para comunicar que se implementará un nuevo código de conducta.
2. El jefe de un departamento o área específica de una compañía capacita a un empleado nuevo sobre cómo debe hacer su trabajo.
3. El encargado de un área realiza un resumen con los puntos más relevantes de una reunión y reparte copias entre quienes asistieron.
4. Un agente de ventas le comenta a un cliente los detalles de un producto y de cómo se puede realizar la compra a través de una presentación con diapositivas.
5. Un candidato a gobernador de un estado da un discurso frente a la ciudadanía para informar los cambios que implementará en caso de ser electo.

Técnicas para lograr una comunicación efectiva

Existen distintas técnicas, claves o consejos que se pueden seguir para lograr una comunicación efectiva:

• Ser claro. Es recomendable emplear palabras y oraciones simples, para explicar la información de la manera más sencilla y precisa posible. Además, se deben realizar todas las aclaraciones necesarias y se deben evitar las ideas contradictorias, las digresiones y las frases poco directas.
• Conocer al receptor. Se deben tener en cuenta algunas características del receptor, como cuánto conoce sobre el tema, sus valores y su forma de percibir el mundo. Además, es recomendable permitir que los oyentes hagan preguntas, para poder hacer todas las aclaraciones necesarias.
• Adecuarse al contexto. Se deben tener en cuenta las características del contexto para adaptar el mensaje, puesto que la situación determina el grado de formalidad y la manera de abordar el tema para que resulte interesante para el receptor.
• Organizar la información. Se debe organizar lo que se pretende comunicar. Para lograrlo, es necesario conocer el tema y ordenar la información de forma tal que vaya de lo más conocido a lo nuevo o de lo general a lo particular.
• Tener en cuenta la comunicación no verbal. Es necesario prestar atención a aquello que se comunica con los gestos, las posturas del cuerpo, el tono de voz, la mirada, entre otros elementos no verbales, porque pueden ayudar a reforzar el mensaje verbal.
• Practicar la escucha activa. El emisor debe prestar atención a cómo el receptor percibe el mensaje y a cómo se siente.

Beneficios de la comunicación efectiva

La comunicación efectiva presenta una serie de beneficios:

• Transmite mejor la información. Permite que el intercambio de ideas sea más sencillo, porque el mensaje es claro y brinda información relevante, no se presentan confusiones, la distancia no supone un obstáculo, entre otras razones.
• Mejora la organización empresarial. Permite que la organización de la producción, las ventas, las capacitaciones, las reuniones, entre otros eventos comunicativos, se desarrollen de manera simple y eficiente y que se cumplan con las metas y los objetivos fijados.
• Construye mejores vínculos. Permite construir relaciones más sólidas entre personas de distintos ámbitos, como el laboral, el familiar y el académico.
• Economiza el uso del lenguaje. Permite transmitir ideas, opiniones y creencias de forma sencilla, sin rodeos y sin desperdiciar tiempo o tener que realizar aclaraciones constantemente.

Barreras de la comunicación efectiva

Las barreras son cualquier tipo de acontecimiento que no permite que la comunicación sea efectiva, es decir, se trata de una interferencia en el proceso comunicativo. Existen distintos tipos de barreras:

• Físicas o ambientales. Son las barreras del espacio físico que no permiten que la comunicación se produzca de forma efectiva o completa. Por ejemplo: el ruido del subterráneo cuando tapa lo que una persona dice.
• Semánticas o verbales. Son las barreras que se producen cuando el emisor y el receptor no comparten el mismo código o le atribuyen significados distintos a una misma palabra. Por ejemplo: cuando el receptor no entiende lo que dice el emisor porque desconoce el sentido de un término.
• Psicológicas. Son las barreras que se producen cuando el emisor o el receptor atraviesan estados de ánimo que no les permiten comunicarse adecuadamente. Por ejemplo: cuando una persona está nerviosa y no puede expresar con claridad sus ideas.
• Interpersonales o culturales. Son las barreras que se producen porque el emisor y el receptor pertenecen a culturas con formas de comportamiento muy distintas. Por ejemplo: cuando el emisor no utiliza expresiones de cortesía en situaciones en las que sí se requieren desde el punto de vista del receptor.

Ver también: Barreras de la comunicación

Comunicación efectiva en el trabajo

La comunicación efectiva es determinante en el ámbito laboral. La productividad y el buen funcionamiento del personal y de las distintas áreas dependen, en gran parte, de la correcta transmisión de los mensajes.

Esto se debe a que la comunicación efectiva ayuda a generar confianza entre los individuos y también a conocer con claridad cuáles son las metas y los objetivos que guían el trabajo de una compañía o una institución.

Además, la comunicación efectiva es una herramienta clave a la hora de motivar al personal y hacerlo sentir parte del equipo. También sirve para generar estructuras más horizontales, en las que todas las personas puedan escuchar y ser escuchadas.

Ahora bien, en cualquier organización, la comunicación efectiva depende de sus líderes, que deben ser los primeros en implementarla. También es importante que sepan cuál es el mejor canal para ello, así como el momento indicado.

Comunicación efectiva y asertiva

La comunicación efectiva y la asertiva tienen similitudes, puesto que en ambas el objetivo es producir un mensaje claro que sea fácil de comprender por el emisor. De hecho, suelen darse juntas.

Sin embargo, la comunicación efectiva se centra en que la transmisión y la comprensión del mensaje sean lo más simples y eficaces posible. En cambio, la comunicación asertiva es la habilidad de poder transmitir las ideas y los pensamientos que se quiere, pero respetando las opiniones del receptor. Es decir, se trata de comunicar lo que uno desea pero equilibrando las propias necesidades con las de los demás.

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Referencias

• Moreno Espinoza, L. Á. (2009). Comunicación efectiva para el logro de una visión compartida. CULCyT: Cultura Científica y Tecnológica, 6(32), 5-19.
• Quero Romero, Y. M., Mendoza Monzant, F. M. y Torres Hernández, Y. D. C. (2014). Comunicación efectiva y desempeño laboral en Educación Básica. Negotium, 9(27), 22-35.
• Valdez, J. L., Abreu, J. L. y Badii, M. H. (2008). La relación entre la comunicación formal e informal en las organizaciones: un