Gestión de proyectos

Te explicamos qué es la gestión de proyectos y las metodologías que utiliza. Además, cuáles son sus etapas, beneficios e importancia.

¿Qué es la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos es una disciplina de la administración de empresas, cuyo objeto de estudio abarca la planificación, organización, motivación y el control de los recursos necesarios para alcanzar un fin determinado de antemano, o sea, cumplir con un objetivo.

En este sentido, se define “proyecto” como un emprendimiento dotado de principio y fin determinados, cuyo objetivo es producir un único producto, servicio o resultado, es decir, dotado de objetivos únicos y que, al cumplirse, agregará valor a la cadena productiva o logrará algún tipo de cambio positivo.

Así, la gestión de proyectos puede entenderse como un conjunto de acciones determinadas que garantizan el cumplimiento de un objetivo dentro de unos plazos de tiempo específicos, durante los cuales se da uso a recursos, herramientas y talentos. Este tipo de estudios permiten evaluar, gestionar y controlar procesos de muy diversa naturaleza, aplicando para ello metodologías, razonamientos y conceptos.

En el mundo empresarial de hoy es sumamente frecuente el enfoque desde la gestión de proyectos, sin importar las dimensiones o los objetivos de una organización, ya que prácticamente todas sus operaciones pueden ser comprendidas como proyectos: desde la elaboración de un producto o de un servicio importantes, o el cumplimiento de objetivos secundarios, hasta el mejoramiento de los procesos internos de la misma organización productiva.

Ver además: ¿Cómo hacer un proyecto?

Metodologías para la gestión de proyectos

Existen tres metodologías principales de gestión de proyectos, que emplean diversas herramientas materiales y conceptuales, y que son:

• El diagrama de Gantt. Esta metodología se ha empleado desde hace casi 70 años y es, probablemente, la más y mejor conocida de todas las de la gestión de proyectos, debido a su relativa simplicidad. Se trata de un diagrama de dos ejes, en los cuales se detallan las tareas y actividades de cada proyecto, asociándolas a un cronograma que detalla su inicio, duración y cierre. Allí mismo se deberán incluir las distintas fases del proyecto, organizándolo en el tiempo de modo secuencial, para obtener así una suerte de “guion” o de procedimiento al cual ceñirse durante la ejecución del proyecto.
• Pert/CPM. Se trata de dos enfoques complementarios, a menudo aplicados de manera conjunta. CPM se conoce como el Camino a la Ruta Crítica, y se trata del diseño de una trayectoria óptima que, de seguirse al pie de la letra, permitiría la ejecución sin tropiezos de las actividades que componen un proyecto. Para hallarla se debe simplificar el proyecto lo más posible y hacer un recuento de prioridades y dependencias, así como distribución de cargas de trabajo. Sin embargo, como este método no contempla la incertidumbre, suele combinarse con Pert, una metodología que aplica una función probabilística para calcular el tiempo total de la ejecución del proyecto, en base a las actividades que lo componen. Con sus resultados se compone una red de nodos que permite analizar la ruta crítica y prever su desviación estándar. Para ello se emplean usualmente programas de computación.
• Método de la cadena crítica. La más reciente de las tres metodologías, pero una de las más celebradas por los especialistas, es muy conveniente para proyectos complejos que requieren de una perspectiva simplificadora. Consiste en hallar, entre todas las actividades que componen el proyecto, cuáles son las “críticas”, o sea, las que determinan su duración máxima, para luego reducir el tiempo estimado para cada una mediante la incorporación de “amortiguadores de tiempo” en lugares clave. Dichos amortiguadores diversifican las labores, permitiendo ganar tiempo y efectividad sobre la tarea determinada.

Etapas de la gestión de proyectos

Las etapas o fases de la gestión de proyectos son las siguientes:

• Análisis de viabilidad. El paso inicial consiste en determinar qué tan viable o conveniente es el proyecto, o sea, qué implica llevarlo adelante en términos financieros, logísticos y de rentabilidad. Si la inversión en un proyecto supera por mucho su rentabilidad, deberá haber otras razones de peso para llevarlo adelante.
• Planificación del trabajo. Luego se procede a enumerar y detallar las distintas tareas que llevar adelante el proyecto implicará, o sea, los pasos que habrá que seguir, sin perder de vista los recursos que cada paso requerirá y las estimaciones en coste, esfuerzo y tiempo necesarios.
• Ejecución del proyecto. En esta etapa se llevan a cabo las tareas planificadas y se levanta un informe de cómo ocurren, es decir, qué tropiezos encuentran, qué resultados arrojan y toda la información necesaria para alimentar la etapa de control. Esta es la etapa en que se despliega todo lo planificado.
• Seguimiento y control. En este paso se debe vigilar que el proceso esté arrojando los resultados esperados, y se deben extraer las conclusiones pertinentes a partir de la información recabada durante la ejecución. En base a dichas conclusiones se podrán modificar estrategias, tomar correctivos y dirigir el proceso hacia un resultado ideal.
• Cierre del proyecto. La finalización de un proyecto es también muy importante, ya que en esta etapa se evalúa el proceso completo en retrospectiva, tomando nota de los fallos, los accidentes, los imprevistos y levantando un informe que sirva para la planificación y ejecución de proyectos futuros. Esta es la etapa del aprendizaje. Si los proyectos son exitosos, es aquí donde se realiza el backup o respaldo de lo logrado.

Beneficios de la gestión de proyectos

No son pocos los beneficios que arroja una eficiente gestión de proyectos:

• Disposición eficaz de los recursos y del tiempo. Evitando el derroche, la escasez y otros tropiezos que disminuirían la rentabilidad del proyecto.
• Mayor control sobre el destino de la organización. Ya que se pueden visualizar y organizar (priorizar, jerarquizar, por ejemplo) los proyectos a emprender.
• Mayor garantía de éxito. Dado que los proyectos no planificados están a merced de lo que pueda salir mal, sin consciencia de lo que implican o simplemente se dan de modo desorganizado.
• Mayores márgenes de aprendizaje. Puesto que la gestión de proyectos arroja, finalmente, informes valiosos respecto al proceder de la organización y sus virtudes y desventajas en la ejecución de proyectos.

Importancia de la gestión de proyectos

La formalización del campo de la gestión de proyectos le otorga el rigor de una disciplina científica, la meticulosidad y la capacidad de generar información, experiencia y aprendizaje. En ese sentido, se trata de un saber vital para la administración empresarial y para la planificación organizacional, que actualmente se lleva a cabo mediante diversas herramientas de software para sacar provecho a las ventajas tecnológicas de la época. Sin la gestión de proyectos, no sería posible una estandarización de este tipo de información empresarial.

Referencias

• “Gestión de proyectos” en Wikipedia.
• “Gestión de proyectos” en tic.Portal.
• “Las 3 metodologías para la gestión de proyectos que más se utilizan” en OBS Business School.
• “Gestión de proyectos: concepto, beneficios y fases” en El blog de Workmeter.
• “Conceptos básicos de gestión de proyectos: 6 pasos para crear un plan de proyecto infalible” en Wrike.