Diagrama de Gantt

Te explicamos qué es y para qué sirve un diagrama de Gantt. Además, cómo se hace paso a paso, con ejemplos, y sus ventajas y desventajas.

¿Qué es un diagrama de Gantt?

El diagrama de Gantt, también denominado cronograma de Gantt, gráfico de Gantt o tabla de Gantt, es un organizador gráfico que representa visualmente la duración de cada tarea o etapa de un proyecto, una meta o un proceso productivo de una empresa o una institución.

El diagrama de Gantt se realiza en la etapa de planificación para determinar cuánto tiempo demandará cada actividad respecto a la duración total de un proyecto. Además, permite organizar cómo se realizarán las tareas respecto a su secuencialidad o su superposición, ya que puede desarrollarse una después de otra o de manera simultánea.

Este diagrama cumple una función fundamental en la etapa de ejecución de un proyecto, porque se utiliza para controlar que todas las actividades se realicen a tiempo y para determinar si es necesario incluir modificaciones en el plan original.

El diagrama de Gantt consta de los siguientes elementos:

• Actividades. Son las distintas tareas de un proyecto y se anotan en la columna izquierda o en cada barra.
• Tiempo. Está dividido en horas, días, semanas, meses o años en la fila superior.
• Barras o líneas. Su extensión indica cuánto tiempo duran las actividades y sus fechas de inicio y de fin.
• Hitos. Son los momentos clave del proyecto que ocurren porque se terminó una tarea o una etapa.
• Dependencias. Indican que hay tareas cuyo comienzo depende de la finalización de otras.

El diagrama de Gantt lleva este nombre porque fue inventado a comienzos del siglo XX por Henry Gantt, un ingeniero estadounidense que se especializó en la organización y la medición de la productividad empresarial.

Ver también: Cronograma

¿Para qué sirve el diagrama de Gantt?

El diagrama de Gantt sirve para:

• Representar la planificación y la organización de un proyecto de manera visual. Se utiliza para ver qué actividades son necesarias para un proyecto y cuándo se hará cada una.
• Programar y ordenar proyectos complejos. Se utiliza para ver en qué orden se realizarán las actividades de proyectos en los que participan muchas personas.
• Administrar qué personas o áreas harán cada actividad. Se utiliza para distribuir tareas y para ver en qué momento comienza y termina el trabajo de cada individuo o sector y cuándo debe empezar el siguiente.
• Calcular los tiempos, la mano de obra y el costo de un proyecto. Se utiliza para saber aproximadamente cuándo estará listo el proyecto, la cantidad de personas que trabajarán y cuánto costará.
• Visualizar cómo avanza el proyecto. Se utiliza para ver qué tareas están completas, cuáles se están realizando y cuáles todavía no han comenzado, y para controlar que todo funcione correctamente.
• Reorganizar el trabajo. Una vez que el proyecto haya comenzado, en este diagrama se pueden realizar las modificaciones necesarias para adaptarlo al ritmo y el modo de trabajo.

Además, es importante destacar que el diagrama de Gantt permite planificar proyectos de distintos niveles de organización:

• Nivel estratégico. Es aquel en el que se planifican proyectos a largo plazo que están relacionados con las políticas y los objetivos de una empresa o una organización.
• Nivel táctico. Es aquel en el que se planifican proyectos de mediano plazo que están relacionados con el funcionamiento general o de un área específica.
• Nivel operativo. Es aquel en el que se planifican proyectos a corto plazo que están relacionados con las actividades diarias de cada sector o persona.

Ver también: Gestión de proyectos

¿Cómo hacer un diagrama de Gantt?

Para hacer un diagrama de Gantt, se debe seguir una serie de pasos:

• Definir cómo será el proyecto. Se debe determinar qué se quiere lograr con el proyecto y qué se necesita para realizarlo. Por ejemplo: en la planificación de la apertura de un restaurante, es necesario hacer reformas en el establecimiento, contratar personal y determinar qué platos y a qué precio se servirán.
• Hacer una lista de todas las actividades del proyecto. Se deben anotar todas las actividades que son necesarias desde el comienzo hasta el fin del proyecto. Se anotan en la columna izquierda según su orden. Por ejemplo:

• Determinar cuánto tiempo dura cada actividad. Se debe indicar cuánto tiempo durarán las actividades, su fecha de inicio y finalización y si hay algunas que se superponen o se desarrollan simultáneamente. En la fila superior se anotan las horas, los días, las semanas, los meses o los años, y la duración de cada actividad se representa con líneas o barras. Por ejemplo:

• Asignar las tareas. En algunos diagramas se indica quién realizará cada tarea. Hay distintas formas de representarlo, por ejemplo, cada barra o línea tiene un color distinto para indicar quién es el responsable de la actividad. Además, los colores se emplean para indicar el progreso de cada tarea. Por ejemplo, a continuación se detalla el progreso de las tareas hasta mediados de la quinta semana:

• Calcular el tiempo total del proyecto. Se debe indicar cuánto durará el proyecto, cuándo comenzará y cuándo terminará. Por ejemplo:

• Marcar los hitos. Se debe indicar cuáles son los momentos clave del proyecto con un diamante o un rombo. Por ejemplo:

• Indicar si hay dependencias. Se debe indicar con flechas si existen dependencias entre las distintas tareas. Por ejemplo:

• Realizar las modificaciones necesarias. Una vez que el proyecto haya comenzado, es probable que se deba cambiar alguna fecha, porque una tarea puede llevar menos o más tiempo de lo esperado. Por ejemplo:

Ejemplos de diagrama de Gantt

En este diagrama de Gantt se representa cómo se dividen las tareas y la duración de cada una, para poder organizar mejor la manera de trabajar y llegar en tiempo y forma a la entrega estipulada.

En este caso, el diagrama de Gantt es fundamental, porque permite representar las dependencias para organizar mejor las distintas etapas del proceso y optimizar los tiempos de trabajo.

Ventajas y desventajas del diagrama de Gantt

El diagrama de Gantt presenta muchas ventajas:

• Permite ver de forma simplificada y detallada las etapas de un proyecto, puesto que muestra qué actividades se tienen que realizar y cuándo y qué personas o sectores están involucrados.
• Sirve como lineamiento para el encargado del proyecto, que puede gestionarlo y, en caso de ser necesario, reprogramar la organización de las actividades.
• Muestra cómo se relacionan las tareas y los equipos de trabajo y si hay dependencias.
• Es indispensable para evitar problemas causados por retrasos en las tareas, reprogramar el cronograma de actividades y encontrar soluciones a inconvenientes de organización.
• Se puede adaptar a los cambios que se presenten mientras el proyecto se esté llevando a cabo.

Sin embargo, este diagrama también presenta desventajas:

• Puede requerir mucho tiempo para su realización.
• No permite indicar con anterioridad posibles cambios o variaciones en las tareas, puesto que representa una única guía posible para realizar un proyecto.
• Debe ser modificado constantemente una vez que el proyecto haya comenzado.
• No suele permitir agregar muchos detalles, por ejemplo, no es posible añadir descripciones en las tareas.
• Puede no servir para proyectos que requieren muchas tareas, porque la información no se comprende bien.

Ver también: Plan de acción

¿Quién debería usar un diagrama de Gantt?

Los diagramas de Gantt son utilizados en las empresas instituciones y en distintas actividades (por ejemplo, en la arquitectura y en la ingeniería se usan para organizar las distintas etapas de una construcción).

Quienes suelen apoyarse en diagramas de Gantt para la planificación son:

• gerentes,
• integrantes de juntas directivas,
• directores de áreas,
• equipos de trabajo, entre otros.

La finalidad es planificar distintos proyectos, como el lanzamiento de un producto, una campaña de mercadeo, la reestructuración de una empresa y las etapas necesarias para alcanzar objetivos y metas.

Sigue con: Organizadores gráficos

Referencias

• Durán Asencio, A. (2019). Gestión eficaz del tiempo. Editorial e-learning.
• Galindo Ruíz, C. J. (2011). Formulación y evaluación de planes de negocio. Ediciones de la U.
• Terrazas Pastor, R. (2011). Planificación y programación de operaciones. Revista Perspectivas, (28), 7-32.  http://www.scielo.org.bo/