Ofimática

Te explicamos qué es la ofimática, cuál es su origen, sus características y para qué sirve. Además, algunos ejemplos de herramientas ofimáticas.

¿Qué es la ofimática?

La ofimática es el conjunto de métodos y herramientas provenientes de la informática y que se utilizan para optimizar y automatizar las labores de oficina. El término “ofimática” es un acrónimo formado por la conjunción de “oficina” e “informática”.

Las herramientas de ofimática permiten idear, crear, almacenar, organizar y transmitir la información, y utilizan computadoras normalmente conectadas a una red informática. Gracias a esta tecnología, los procedimientos administrativos y burocráticos pueden llevarse a cabo de un modo más rápido, ágil y confiable, lo cual se traduce en el ahorro de tiempo y recursos.

La ofimática es uno de los principales campos de aplicación de los programas informáticos, especialmente los que integran paquetes de software de trabajo, como los ofrecidos por Microsoft.

Ver también: Burocracia

Origen de la ofimática

La ofimática comenzó a desarrollarse en la década de 1970 con la modernización masiva de los productos de oficina. Este fue un cambio importante en las dinámicas de trabajo, que marcó el inicio de la incorporación de los sistemas informáticos en la vida cotidiana.

El primer paso en este sentido fue la sustitución de la máquina de escribir por el procesador de palabras digital, lo cual permitió el ahorro de recursos (papel, tinta, tiempo) y, posteriormente, la transmisión fácil y directa de una oficina a otra mediante el correo electrónico institucional. Luego surgieron softwares para gestión de bases de datos, las hojas de cálculo y numerosas aplicaciones de trabajo, desarrolladas a lo largo de 1980 y 1990.

Durante este período, además, surgieron las grandes empresas proveedoras de software para ofimática, que se disputaron fuertemente el mercado de tanto las computadoras como los paquetes informáticos de oficina: Microsoft y Apple.

Esta modernización acelerada también cambió los requisitos y la formación para el trabajo, poniendo en desuso herramientas como la mecanografía o la taquigrafía.

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Características de la ofimática

La ofimática se caracteriza por lo siguiente:

• Agiliza el trabajo. Mejora los mecanismos, procedimientos y herramientas del trabajo de oficina, es decir, el trabajo burocrático, administrativo o de gestión.
• Utiliza herramientas informáticas. Se basa en el uso de la computación para automatizar, agilizar y simplificar los procesos de oficina.
• Requiere de poco entrenamiento. No requiere de largos períodos de aprendizaje, ya que la tecnología es cada vez más intuitiva y amigable con el usuario.
• Es adaptable al caso. Se puede aplicar a diferentes propósitos y oficios, siempre y cuando se trate de trabajo de oficina: desde una administración de empresas hasta un bufete de abogados pueden usar las mismas herramientas.
• Aumenta la productividad. Supone un aumento en la productividad y una mayor eficacia del trabajo, porque disminuye los recursos y el tiempo necesarios para las funciones.
• Funciona tanto online como offline. Aunque muchas labores son más eficientes usando recursos en línea, las herramientas ofimáticas pueden usarse sin internet perfectamente.

¿Para qué sirve la ofimática?

El propósito fundamental de la ofimática es optimizar y eficientizar el manejo de la información en el entorno de oficina. Esto se traduce en agilizar y simplificar procesos, permitir el resguardo y envío de datos, y disminuir el tiempo invertido en las labores cotidianas de escritura y verificación de formularios.

Por otro lado, las herramientas ofimáticas permiten centralizar las labores y reemplazar con un único aparato (la computadora) diferentes artefactos y herramientas que anteriormente desempeñaban funciones específicas dentro de la oficina, y de ese modo ahorrar en recursos materiales.

Ejemplos de herramientas ofimáticas

Las herramientas ofimáticas más comunes son:

• Procesadores de texto. Programas informáticos que permiten escribir y organizar texto, para crear así diferentes tipos y estilos de documentos. Por ejemplo: Microsoft Word, Writer, entre otros.
• Hojas de cálculo. Programas informáticos que permiten gestionar la información y automatizar el cálculo de datos. Son particularmente útiles para la contaduría, la administración y oficios similares. Por ejemplo: Microsoft Excel, Calc, entre otros.
• Gestores de bases de datos. Programas informáticos para el manejo de bases de datos especializadas. Por ejemplo: Microsoft Access, Base, entre otros.
• Editores de imagen. Programas informáticos para crear o modificar imágenes. Por ejemplo: Adobe Illustrator, Paint, Draw, entre otros.
• Gestores de correo electrónico. Programas informáticos que permiten el envío y la recepción de mensajes de e-mail. Por ejemplo: Microsoft Outlook, Mailerlite, entre otros.
• Utilidades de cálculo. Programas informáticos para realizar cálculos más simples o complejos. Por ejemplo: Microsoft Calculator, GeoGebra, entre otros.

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Referencias

• Aguilera López, P. (2020). Ofimática y proceso de la información. Editex.