Manual

Te explicamos qué es un manual y cómo elaborarlo. Además, te contamos qué son un manual de procedimientos y un manual de organización.

¿Qué es un manual?

Un manual o guía es un documento o publicación en el cual se establecen de manera ordenada y consecutiva los pasos y procedimientos a seguir para llevar a cabo con éxito una tarea o adquirir un conocimiento. Puede tratarse de folletos, publicaciones en línea o libros.

Se conoce a estos documentos como “manuales” debido a su vinculación inicial con los oficios manuales, esto es, los que se hacen con las manos y no suelen requerir de una formación educativa previa. “Manual” proviene del latín manualis, es decir, “propio de lo que se hace con las manos”, sentido que sigue vivo en el español en su adjetivo homónimo: manual. Sin embargo, este tipo de publicaciones hoy en día pueden estar escritas tanto en un lenguaje técnico como en uno divulgativo, dependiendo del público al cual estén dirigidas.

Una clasificación de los manuales puede abarcar categorías muy diferentes, pues existen tantos manuales como operaciones a describir, e incluso hay empresas editoriales dedicadas específicamente a la producción de manuales de toda clase. Por ejemplo: manuales de estudio de distintas temáticas, manuales de gramática de algún idioma, manuales de organización empresarial, entre muchos otros. Algunos, en cambio, suelen incluirse con alguna herramienta o artefacto al momento de su compra, como el manual de uso y mantenimiento de una lavadora, por ejemplo.

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¿Qué es un manual de procedimientos?

Un manual de procedimientos es un tipo de manual común en el mundo empresarial, en el cual se detallan de manera organizada y sistemática los pasos a seguir para cumplir de manera correcta con alguna de las tareas de la organización. Dicho de otro modo, este tipo de manuales contiene el registro detallado de los pasos a seguir por un trabajador en un puesto específico de la empresa, para cumplir de manera correcta con sus funciones.

Los manuales de procedimientos suelen ser específicos de un área, cargo o departamento, y sirven como material de apoyo al personal de una unidad de trabajo. Estos manuales contienen la descripción detallada del trabajo que hay que hacer, explicitado de acuerdo al tipo de procedimientos (cobros, ventas, pagos, emisiones, etcétera), y también las políticas, requerimientos, estándares y métodos de control que deben seguirse para garantizar los resultados esperados.

Los siguientes son algunos ejemplos de manuales de procedimientos reales:

• Manual de procedimientos específicos de la Dirección General de Administración del Gobierno Argentino.
• Manual de procedimientos contables de la Organización de las Naciones Unidas para la Alimentación y la Agricultura (FAO).
• Manual de procedimientos de operación del Banco de México.

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¿Qué es un manual de organización?

Un manual de organización o manual organizativo es un tipo de manual que suele acompañar a los manuales de procedimientos empresariales, en el que se detalla la estructura organizativa de la empresa y se describen las responsabilidades, atribuciones y facultades de cada peldaño jerárquico. Se trata de un documento que permite al lector entender cómo se integra y opera el personal de la empresa. Cada organización cuenta con su propio manual, creado a su medida.

Los siguientes son algunos ejemplos de manuales organizativos reales:

• Manual de organización del Instituto Tecnológico Superior del Occidente del Estado de Hidalgo (México).
• Manual de organización de Bancomext, Banco Nacional de Comercio Exterior, S. R. L. (México).
• Manual de organización de RECOPE (Costa Rica).

¿Cómo elaborar un manual?

Para elaborar un manual es importante, ante todo, tener en claro a quién estará dirigido y qué es lo que se desea describir en su contenido. Esto se debe a que los manuales deben dirigirse del modo más eficiente posible al lector, para que este no requiera de ningún otro apoyo o explicación.

Una vez establecido este criterio inicial, se puede avanzar en la elaboración del manual de acuerdo al siguiente esquema general:

• Cotejar los manuales ya existentes. Un buen punto de partida en la elaboración del manual supone la lectura atenta de los manuales que ya existen, sean los de la propia organización o los de otras. Dicha lectura servirá para observar las debilidades y carencias de las ediciones previas, y las fortalezas de los manuales ajenos que se puedan adaptar al propio.
• Recopilar la información. Consiste en reunir toda la información que el manual debe abordar, desde todos los puntos de vista posibles, lo cual a menudo implica realizar una labor de campo: entrevistas, revisiones, descripciones, etcétera. El resultado de esta etapa será una enorme cantidad de información “en crudo”, o sea, sin organizar y sin redactar de manera apropiada.
• Definir los parámetros del manual. En esta etapa se debe elaborar un plan o esquema general del texto, para saber de antemano cuántas y cuáles serán sus secciones, cuál será el criterio para su organización, cuál será el tono y el estilo en que se escriba y otros detalles importantes. Algunos, sin embargo, podrán reformularse o modificarse más adelante.
• Escribir el manual. Lo ideal es que la escritura del manual la haga un equipo especialmente destinado a este fin, de manera tal que pueda avanzar a buen ritmo y centralizar la información recopilada. Básicamente, se trata de explicar todo lo que se investigó al principio, pero de un modo sistemático, formal, claro y especializado. Como con cualquier otro texto, la escritura deberá avanzar por partes y luego corregirse en su totalidad, de ser posible por una autoridad ajena al grupo de escritura.
• Elaborar el material de apoyo. Un manual debe contener material de apoyo, es decir, glosarios de términos, flujogramas, recomendaciones y anexos, entre otros posibles elementos adicionales. Este material debe realizarse una vez terminado el cuerpo del manual, de modo tal que puedan incluirse en él referencias oportunas.
• Presentar el manual. Existen dos formas básicas de presentar el manual terminado a su respectivo comité evaluador: como un libro empastado y con tapas rígidas, o como un cuadernillo de espiral.

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Referencias

• “Manual” en https://es.wikipedia.org/
• “Manual” en el Diccionario de la Lengua de la Real Academia Española. https://dle.rae.es/
• “Radicación de la palabra Manual” en el Diccionario Etimológico Castellano En Línea. http://etimologias.dechile.net/
• “Los manuales” en https://www.groppeimprenta.com/
• “El manual como herramienta de comunicación” en la Universidad Rafael Landívar (Guatemala). http://biblio3.url.edu.gt/