Plan de acción

Te explicamos qué es un plan de acción en el mundo empresarial, su función y características. Además, cómo hacer un plan de acción.

¿Qué es un plan de acción?

En el mundo empresarial, se conoce como plan de acción o plan estratégico a una herramienta administrativa o de gestión, mediante la cual una organización (o, a veces, un individuo) traza el mejor camino hacia la consecución de sus objetivos. Se trata de planes completos y detallados, a distinto nivel, en los cuales se determinan objetivos concretos, recursos necesarios para su cumplimiento y finalmente actividades necesarias para convertirlo en realidad.

La mejor forma de comprender un plan de acción es como una hoja de ruta, es decir, un diagrama de cómo alcanzar las metas propuestas: así como hay múltiples caminos para llegar a un destino, es posible también elegir diferentes caminos para cumplir los objetivos de la organización.

La importancia de este tipo de herramientas radica en que organizan los esfuerzos y permiten una planificación adecuada, que disminuya los márgenes de error y los potenciales derroches de energía y de recursos. Además, estos planes cumplen con la premisa de segmentar un problema mayor en metas pequeñas y alcanzables, avanzando sin darse cuenta hacia la meta global, y evitando la parálisis.

Ver además: Planeación en administración

Características de un plan de acción

No existe una forma única de ser de los planes de acción, dado que suelen adaptarse a la situación y las necesidades de cada organización. Sin embargo, en términos muy generales, todo plan de acción se caracteriza por:

• A partir de los objetivos definidos, propone un camino posible (o varios) hacia el éxito (largo plazo), desglosándolo en unidades más pequeñas y alcanzables a corto y mediano plazo.
• Debe poseer un elevado nivel de detalle en cuanto a la descripción de las acciones necesarias para lograr el objetivo: recursos necesarios, tiempo estimado, tareas prioritarias, etc.
• Es específico, en la medida en que responde a una situación determinada; en caso de que el panorama real cambie en alguna medida, deberá cambiarse también el plan de acción. Caso contrario, se estará en terreno de la improvisación y los imprevistos.
• Suele ir acompañado de representaciones gráficas o visuales, como diagramas de flujo, esquemas, organigramas, etc.

¿Cómo hacer un plan de acción?

Si bien no existe un modo único de elaboración de un plan de acción, es posible desglosarlo en seis pasos principales que se deben cumplir para que el plan de acción sea adecuado. Y estos son:

• Definir correctamente los objetivos. Dice el proverbio que el viento nunca sopla a favor de quienes desconocen su destino. Esto quiere decir que si no sabemos qué es lo que queremos conseguir, será imposible alcanzar realmente el éxito. De modo que el punto de partida de todo plan de acción será siempre plantearse las metas alcanzables, concretas y específicas a largo, mediano y corto plazo.
• Plantear y elegir las estrategias. Hay muchos caminos posibles hacia una misma meta, y para poder elegir el que mejor se adapta a nuestras necesidades, nuestros ritmos y nuestros recursos, debemos primero plantear todos los caminos posibles. una vez hecho el recuento, podremos ir descartando los que no son útiles o que no son factibles, hasta dar con nuestra estrategia más adecuada.
• Definir las tareas y jerarquizarlas. Una estrategia no es más que un recorrido posible, o sea, un camino planteado en abstracto, y que al llevarlo a la práctica se traducirá en un conjunto de tareas en concreto. Estas tareas van desde obtener los recursos faltantes, organizarlos y emplearlos, hasta la revisión o el control necesario para la toma de decisiones. Será importante definir cuáles son las tareas necesarias para cumplir con la estrategia y luego jerarquizarlas en urgentes, importantes y comunes.
• Elaborar una gráfica de Gantt. También conocida como “carta Gantt”, esta herramienta te ayudará a definir los tiempos de inicio y fin de cada tarea, así como los lapsos necesarios para su revisión. Después de todo, ninguna tarea puede hallarse postergada indefinidamente.
• Designar líderes y responsables. Toda organización implica una jerarquía, es decir, una cadena de responsables que deberán coordinar y empujar adelante cada tarea. No se trata de nombrar jefes, tanto como de delegar la autoridad para que no existan “cuellos de botella” que enlentezcan la toma de decisiones.
• Ejecutar el plan. El capítulo final de todo plan es, naturalmente, poner manos a la obra. Esto implica no sólo cumplir con lo establecido en el plan, sino revisar mediante dinámicas de control y supervisión que el plan diseñado haya sido el correcto, y en caso de que no sea así, poder corregirlo a tiempo.

Sigue con: Planeación estratégica

Referencias

• “¿Qué es un plan de acción?” en Rotary International.
• “¿Qué es un plan de acción?” en Head Start ECLKC.
• “Plan de acción: 6 pasos efectivos para hacerlo sin equivocarte” en Entrepreneur.
• “¿Qué es un plan de acción personal? Aprender a hacerlo paso a paso” en Universia (España).