Gestión del tiempo

Te explicamos qué es la gestión del tiempo y qué técnicas, estrategias y pasos se pueden aplicar para alcanzar una buena gestión. Además, sus beneficios y los factores que conviene evitar.

¿Qué es la gestión del tiempo?

La gestión del tiempo es un procedimiento mediante el cual se organiza el tiempo para hacer tareas y cumplir con objetivos de forma eficiente.

Para lograr una correcta gestión del tiempo, existen técnicas, estrategias y pasos que permiten obtener buenos resultados. Aplicar este tipo de organización en los ámbitos laboral y personal favorece el equilibrio entre el cumplimiento de responsabilidades y obligaciones, el descanso y los momentos de ocio.

De esta forma, se obtienen beneficios personales, como incrementar la productividad, mejorar la autoestima y sentirse más motivado y tranquilo. En cambio, si no se logra una buena organización del tiempo, se pueden producir efectos negativos, como tener mal rendimiento, aumentar los niveles de estrés, ansiedad y agotamiento, o disminuir la concentración.

Ver también: Planeación estratégica

Técnicas y estrategias de gestión del tiempo

Algunas técnicas y estrategias que se pueden aplicar para gestionar el tiempo son:

• Técnica Pomodoro. Consiste en realizar tareas durante 25 minutos y descansar 5, y, cada cuatro bloques, descansar entre 20 y 30 minutos.
• Ley de Pareto o regla 80/20. Consiste en comprender que el 20 % de las acciones genera el 80 % de los resultados. Por eso, se debe determinar qué acciones son las más relevantes y darles más prioridad.
• Método Eisenhower. Consiste en establecer el orden en el que se deben hacer las tareas, teniendo en cuenta su importancia y su urgencia. Primero se realizan aquellas que sean urgentes e importantes, y luego se resuelven aquellas que no sean tan urgentes ni importantes.
• Método POSEC. Consiste en gestionar las tareas en cinco pasos: priorizar, organizar, simplificar, economizar el tiempo y contribuir a la comunidad.
• Criterio ABC. Consiste en clasificar las tareas según su importancia en tres categorías: A (las más relevantes, que se deben realizar primero), B (importantes, pero no tan urgentes) y C (ni relevantes ni urgentes). Primero se llevan a cabo las que pertenecen al grupo A, luego las del grupo B y finalmente las del grupo C.
• Ley de Parkinson. Consiste en establecer fechas límite y la cantidad de tiempo necesario para realizar cada tarea, de modo de poder organizar mejor el uso del tiempo.
• Planificación inversa. Consiste en plantear los objetivos e indicar qué tareas se deben realizar desde la última hasta la primera y anotarlas. Luego, se realizan de adelante para atrás.
• Objetivos SMART. Consiste en plantear objetivos que sean específicos, medibles, alcanzables y relevantes; además, tienen que contar con una fecha límite.

Pasos para hacer una correcta gestión del tiempo

Para realizar una correcta gestión del tiempo, se puede seguir una serie de pasos:

1. Establecer metas y objetivos. Se debe determinar qué se busca lograr de forma general. Por ejemplo, una meta puede ser organizar una cena con clientes.
2. Delimitar las tareas. Se deben indicar las acciones concretas que permitirán alcanzar las metas y los objetivos. Por ejemplo, para alcanzar la meta de organizar una cena con clientes, las tareas pueden ser reservar un restaurante, invitar a los clientes y confirmar quiénes asistirán.
3. Priorizar metas, objetivos y tareas. Se debe reflexionar sobre cuáles son las acciones más urgentes e importantes y, de esta forma, determinar cuáles se deben hacer antes y cuáles después.
4. Planificar. Se debe organizar, para cada meta, objetivo y tarea, cuál es la fecha límite, cuánto tiempo llevará y qué recursos se necesitan. Además, se deben incluir pausas para descansar.
5. Implementar la planificación. Se debe llevar a cabo la planificación.
6. Controlar la organización. Se debe controlar que todo se haga como se planeó y corregir los inconvenientes u obstáculos.

Puede servirte: Objetivos generales y específicos

Herramientas de gestión del tiempo

Algunas herramientas que se pueden utilizar para organizar la gestión del tiempo son:

• Calendario. Es un organizador que muestra los años, meses, días y horas, y permite anotar qué tareas se deben realizar en cada momento.
• Horario. Es un organizador que está dividido por días y horas, y que permite anotar las tareas y cuánto durará cada una.
• Lista. Es un texto en el que se anotan las tareas, metas y objetivos, con la finalidad de poder ver por escrito todo lo que se debe hacer, para luego organizar cuándo se hará cada uno.
• Aplicaciones. Son distintos programas para celulares, tabletas y computadoras que sirven para gestionar y organizar mejor el uso del tiempo.

Factores que producen una mala gestión tiempo

Algunos de los elementos que consumen tiempo y entorpecen la organización de tareas son:

• Estar en un entorno desordenado. El desorden espacial puede producir desconcentración, puesto que para llevar a cabo una tarea se debe contar con que los elementos necesarios estén bien ordenados. Además, se debe elegir un sitio tranquilo y organizado, para no ser interrumpido constantemente y no perder la concentración.
• Realizar muchas tareas a la vez. Llevar a cabo muchas acciones en simultáneo puede producir estrés, falta de concentración y ansiedad, y que no se pueda realizar ninguna de manera correcta.
• Planificar erróneamente. Organizar mal el uso del tiempo, las metas, los objetivos y las tareas puede producir pérdida de tiempo. Para alcanzar las metas y los objetivos, es necesario que sean claros y que las tareas estén alineadas.
• Procrastinar. Dejar tareas importantes y urgentes para más tarde puede producir distintos inconvenientes, como no cumplir con fechas límite o tener que resolver muchos asuntos en muy poco tiempo.
• Utilizar redes sociales o dispositivos electrónicos con mucha frecuencia. Usar estos elementos todo el tiempo genera distracción, desconcentración y pérdida de tiempo.
• Improvisar constantemente. No tener claro cuáles son los objetivos y cómo se los pretende alcanzar lleva a actuar de forma improvisada.
• No delegar. Hacerse cargo de todas las tareas y no delegarlas a otros puede producir sobrecarga de trabajo.

Beneficios de la gestión del tiempo

Aplicar la gestión del tiempo produce distintos beneficios:

• Precisión en la toma de decisiones. Permite estar más enfocado y sereno para decidir sobre asuntos importantes.
• Aumento de la motivación. Produce mayor interés para realizar tareas.
• Aumento del rendimiento. Genera una mejor productividad, porque se cumple con metas y objetivos, y se realizan tareas correctamente y en menos tiempo.
• Mejora de la autoestima. Produce que la persona se sienta más segura y confiada, tanto en el ambiente profesional como en el personal.
• Aumento de la eficiencia en una organización. Genera más eficiencia en empresas e instituciones a nivel general.

Sigue con:

Referencias

• Fundación Atenea. (2019). Guía de gestión del tiempo. https://www.ayto-velilla.es
• Marchena, E., Hervías, F., Galo, C. y Rapp, C. (2009). Organiza tu tiempo de forma eficaz. Departamento de Psicología. Universidad de Cádiz. https://sap.uca.es