Archivo

Te explicamos qué es un archivo documental, cuáles son sus características y qué tipos existen. Además, qué es un archivo en informática.

Archivo televisivo.
Los archivos contienen y organizan documentos importantes de distinta naturaleza. [Imagen: Canal Sur Media]

¿Qué es un archivo documental?

Un archivo documental es un conjunto organizado de documentos que comparten un contexto de interés y cuentan con la suficiente importancia como para ser conservados a largo plazo, como pueden ser fuentes históricas, papeles administrativos o evidencias científicas. Por extensión, también se suele llamar “archivo” a los lugares donde se depositan, organizan y custodian este tipo de colecciones, así como a las instituciones encargadas de dicha labor.

Los archivos documentales han sido fundamentales para la humanidad, ya que en ellos se preserva y organiza la información valiosa para las generaciones futuras. Desde la Antigüedad, ha habido grandes archivos documentales, como la célebre Biblioteca de Alejandría, donde se almacenaban cientos de rollos de papiro con obras científicas y literarias de la época. En las antiguas Grecia, Roma y China, también hubo iniciativas semejantes, cada una con sus propios métodos de organización.

La disciplina que estudia los archivos documentales y sus métodos de catalogación se llama archivología, y está asociada a la bibliotecología y las ciencias de la información. Este campo sufrió una importante renovación a partir del surgimiento de la informática y los sistemas automatizados de datos. De allí que también se use el término “archivo” en el lenguaje de la computación.

¿De dónde viene la palabra “archivo”?

El término “archivo” viene del latín archivum, traducción latina de la voz griega arjion, con que en la Grecia clásica se nombraba el edificio donde residían los magistrados de la polis. Estas figuras de autoridad eran las encargadas de hacer cumplir las decisiones de los poderes ejecutivo, legislativo y judicial, y por ende custodiaban también los documentos públicos y administrativos.

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Características de un archivo documental

En términos generales, los archivos documentales se caracterizan por lo siguiente:

  • Contienen y preservan información valiosa. Pueden estar integrados por cualquier clase de documentos, como fotos, contratos, poemas, grabaciones, entre muchos otros. Los archivos documentales son fundamentales para la labor histórica, científica, artística y administrativa.
  • Organizan su contenido de un modo específico. No solo contienen y preservan la información, sino que la clasifican y organizan de modo tal que luego pueda ser recuperada. La diferencia entre una pila de papeles y un archivo documental radica, justamente, en el orden interno de la colección.
  • Conforman un patrimonio común. Dado que muchos de sus materiales son originales o insustituibles, forman parte valiosa de la memoria colectiva de las sociedades o las instituciones. En ese sentido, sirven tanto para la comprensión del pasado como para la toma de decisiones futuras.

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Tipos de archivos documentales

Existen varias formas de clasificar los archivos documentales: según su modelo de organización, según la vigencia de su información o según el tipo de materiales que contienen.

Según su modelo de organización

Dependiendo de la manera en que se disponga su contenido, los archivos documentales pueden ser de tres tipos: centralizados, descentralizados o mixtos.

  • Archivos centralizados. Se llama así a los archivos únicos de alguna institución u organización, a los cuales es destinado todo el material a preservar, independientemente de su procedencia o su tipo. Los archivos centralizados son más voluminosos y requieren de más trabajo, pero liberan a las demás áreas de la necesidad de custodiar su propia memoria.
  • Archivos descentralizados. Se llama así a los archivos distribuidos en distintas áreas o sectores de la institución u organización, de modo tal que cada una de ellas realice su propia labor documental y preserve su propio legado. Este modelo requiere de menos espacio y no necesita un equipo especializado, pero corre el riesgo de duplicar la información o de hacer difícil su recuperación si se trata de una solicitud de otra área.
  • Archivos mixtos. Se llama así a los archivos que combinan rasgos de los archivos centrales y descentralizados. Tienen distintas áreas en donde se almacena la documentación, pero a la vez una autoridad central que la supervisa, organiza y recupera cuando hace falta.

Según la vigencia de su información

Dependiendo de la utilidad inmediata de su información, puede distinguirse entre archivos documentales activos, semiactivos o inactivos.

  • Archivos activos. Son aquellos cuya información se requiere con mayor frecuencia e inmediatez, porque no pierde vigencia o porque aún es relevante para el funcionamiento de la institución. Es el caso de los archivos legales u operativos.
  • Archivos semiactivos. Son aquellos cuya información ya no tiene vida útil dentro de la organización o institución, pero aún es consultada de manera esporádica. Es el caso de los fallos jurídicos pasados, que sirven aún a la jurisprudencia a pesar de ser parte de la historia.
  • Archivos inactivos. Son aquellos cuya información no tiene valor inmediato dentro de la organización, pero sí valor documental, histórico o político. Estos archivos se consultan en investigaciones y memorias, pero no en el día a día de la institución.

Según el tipo de materiales que contienen

Dependiendo del tipo de materiales que componen la colección del archivo documental, puede distinguirse entre archivos fotográficos, audiovisuales, documentales en sentido estricto, hemerográficos o múltiples.

  • Archivos fotográficos. Son aquellos que contienen principalmente fotografías.
  • Archivos audiovisuales. Son aquellos que contienen mayormente grabaciones de audio o de video.
  • Archivos documentales. Son aquellos que contienen mayormente documentos escritos, como libros, revistas, cartas o similares.
  • Archivos hemerográficos. Son aquellos que contienen recortes de prensa y periódicos.
  • Archivos múltiples. Son aquellos que contienen materiales de todo tipo.

Archivo en informática

Pantalla de computadora mostrando carpetas de archivos.
Los archivos de una computadora contienen información técnica de distinto tipo.

Un archivo en informática, también llamado “fichero”, es un elemento digital compuesto por una suma de registros que se traduce en diferentes combinaciones de bytes. Se trata de una unidad lógica informática, que constituye el equivalente digital de los archivos de papel. De hecho, en ciertos entornos virtuales como Windows, se representan con el ícono de un conjunto de documentos.

La mayoría de los programas informáticos están compuestos por un conjunto de archivos, cada uno de los cuales contiene una información determinada y necesaria para la ejecución del conjunto. Por este motivo, los archivos pertenecientes a un mismo programa o que tienen un mismo origen suelen estar en carpetas o subcarpetas específicas, o sea, en conjuntos de mayor o menor jerarquía dentro del orden del sistema.

Sigue con:

Referencias

  • Guerrero Logroño, R. M. (2024). Sistemas de archivo y clasificación de documentos. IC Editorial.
  • Heredia Herrera, A. (2007). ¿Qué es un archivo? Ediciones Trea.

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Raffino, Equipo editorial, Etecé (19 de enero de 2025). Archivo. Enciclopedia Concepto. Recuperado el 13 de febrero de 2025 de https://concepto.de/archivo/.

Sobre el autor

Última edición: 19 de enero de 2025

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