Checklist

Te explicamos qué es un checklist, para qué sirve y cuáles son sus beneficios en el trabajo. Además, te contamos cómo hacerlo paso a paso.

¿Qué es un checklist?

Un checklist (del inglés check, “revisión”, y list, “lista”) o lista de comprobación es una herramienta escrita con la cual se esquematiza la información concerniente a una tarea, un proceso o cualquier conjunto de elementos pendientes, de manera tal de poder controlar sencilla y rápidamente su ejecución. Dicho de otro modo, una lista de comprobación es una lista de los elementos que requieren atención en algún tipo de proceso y cuya resolución podemos marcar en papel directamente, conforme sean realizados.

Se trata de una herramienta útil en distintos ámbitos de la vida laboral y cotidiana, ya que asiste a la memoria y a la atención. Un ejemplo claro de checklist es una lista de tareas cotidianas pendientes, o de víveres que comprar en el supermercado, en la cual podemos marcar uno por uno los resueltos, y saber rápida y sencillamente cuáles faltan. Sin embargo, en procesos complejos, las listas de comprobación pueden alcanzar grandes proporciones y contener una multitud de elementos diferentes en distintos niveles de prioridad.

Tal y como ocurre con otros anglicismos, es decir, con otros préstamos de la lengua inglesa, la palabra checklist debe siempre escribirse en cursivas. Distintas instituciones que velan por la lengua española la consideran un préstamo innecesario, dado que existen términos como “lista de comprobación”, “lista de chequeo”, “hoja de verificación” o “lista de requisitos”, por citar apenas algunos ejemplos.

Ver además: Gestión de proyectos

¿Para qué sirve un checklist?

Las listas de comprobación o checklist son una herramienta de control. Sirven para verificar los asuntos pendientes y resueltos, y pueden aplicarse a las labores diarias de un trabajador, lo mismo que a los procesos y subprocesos en marcha en un área entera de trabajo.

Los ítems de un checklist representan en general aquellas labores de importancia que ameritan ser verificadas, o sea, que no pueden dejarse a la memoria. Así, es posible después acudir a la lista para comprobar qué cosas están resueltas y cuáles están pendientes todavía.

Tipos de checklist

Sin distinción del tema y el objetivo propuesto, todos los checklist operan siempre del mismo modo y consisten, fundamentalmente, en una lista de ítems que se ponen por escrito. Sin embargo, atendiendo al nivel de complejidad de la lista, puede distinguirse entre:

• Listas de comprobación simples. Tienen un único registro de ítems, o sea, una lista de elementos que se hallan todos al mismo nivel, sin que exista jerarquía entre ellos, si bien el orden de aparición en la lista puede denotar urgencia o secuencialidad.
• Listas de comprobación múltiples. Tienen varios registros de ítems, es decir, elementos listados de primer, segundo e incluso tercer orden, de manera que para completar una tarea de primer orden deben primero terminarse las de segundo orden y así sucesivamente. Este tipo de checklist permite verificar con mucho mayor detalle las labores pendientes y realizadas.

Beneficios de un checklist en el trabajo

El uso de un checklist facilita las labores de:

• Organización de las tareas pendientes, al disponerlas según su prioridad o según el orden en que deben realizarse.
• Verificación del avance de un proceso con distinto nivel de detalle, ya que pueden listarse los procesos y subprocesos que están implicados en ello.
• Inspección y control de procesos, y asimismo dar con los posibles fallos en una cadena de trabajo.
• Registro de las tareas realizadas por un área o trabajador.
• Descripción exhaustiva de los elementos que involucra una dinámica específica.
• Automatizar la verificación de procesos y dar lugar a algoritmos simples.

¿Cómo hacer un checklist?

Los siguientes son los pasos para llevar a cabo un checklist en cualquier ámbito:

• Registrar por escrito el total de las tareas pendientes o elementos que requieren atención.
• Organizar dichos elementos atendiendo a su urgencia o su prioridad: los más urgentes primero, los menos urgentes después.
• Detallar, de ser necesario, los subítems o elementos secundarios (y terciarios) que implique cada proceso. Esto en caso de necesitar un checklist múltiple o complejo.
• Verificar que no se haya omitido algún elemento en la lista o que el orden de los ítems sea el conveniente.
• A medida que se avance en la resolución de las tareas, ir marcando, tachando o apuntando de algún modo sistemático los elementos resueltos, para así poder distinguirlos a simple vista de los pendientes.

Sigue con: Brainstorming

Referencias

• “Lista de comprobación” en Wikipedia.
• “Checklist, alternativas en español” en Fundéu.
• “¿Qué es un checklist y cómo se debe utilizar?” en ISO Tools.
• “Checklist” en The Britannica Dictionary.