Sistema en Administración

Te explicamos qué es un sistema en administración, cuáles son sus funciones, cómo están compuestos y los tipos que existen.

¿Qué es un sistema en administración?

Un sistema en administración consiste en un conjunto de procesos que deben llevar adelante los integrantes de una organización para alcanzar las metas preestablecidas.

En estos sistemas deben incluir a cada unidad administrativa y especificar cuál es la función de cada empleado y cuáles son sus tareas a desempeñar para lograr un determinado nivel de ventas y de producción que se traduzca en mayores beneficios para la empresa.

Esto facilita el funcionamiento de la organización, permite controlar el desempeño de cada empleado y llevar adelante auditorías.

En los últimos años las organizaciones optaron por la especialización de los trabajadores, la asignación del poder de acuerdo a los niveles ocupados dentro de la jerarquía y la división del trabajo. Todo esto facilita y agiliza la toma de decisiones para alcanzar los objetivos y metas de la organización.

A la hora de tomar decisiones, el personal se basa en la información que se refleja en el sistema de la administración.

Los sistemas se encargan de tres cosas:

• Apoyar las tareas operativas.
• Compilar y almacenar datos.
• Generar información.

Los sistemas se encuentran compuestos por los siguientes elementos:

• El elemento que brinda material para que el sistema opere.
• La finalidad para la que se conformó el sistema.
• El fenómeno que genera cambios: convierte las entradas en salidas.
• Retroalimentación. Compara la salida con una serie de criterios establecidos con anterioridad y se basa en estos criterios para controlar los resultados.
• El contexto en el que se encuentra el sistema. El ambiente interactúa con el sistema constantemente.

Ver además: Gestión en administración

Tipos de sistemas de administración

Dentro de las compañías, se pueden encontrar los siguientes tipos de sistema de administración:

• De control de procesos de negocios. Sistemas que controlan los procesos del negocio y abordan los procesos físicos e industriales.
• De procesamiento de transacciones. Sistemas computarizados que se usan en los niveles básicos de la jerarquía organizacional (a nivel operacional). En ellos quedan registradas las transacciones diarias que habilitan el funcionamiento de la organización.
• De apoyo en la toma de decisiones. Sistemas basados en ordenadores que serán usados por uno o varios gerentes específicos. Este sistema de información computarizada funciona como soporte para la toma de decisiones en torno a un problema que se debe resolver.
• De información de gestión. Estos sistemas reúnen información de distintos orígenes para luego procesarla en estadísticas, informes o cualquier otro formato útil. Esta información es utilizada por supervisores y gerentes como materia prima para la toma de decisiones relacionadas a la gestión de la compañía.
• De colaboración empresarial. Estos sistemas son de los más utilizados y ayudan a los directores de la organización a controlar el flujo informativo puertas adentro. Entre ellos se encuentran los sistemas multimedia, la transferencia de archivos o el correo electrónico.
• De información ejecutiva. Son los sistemas que brindan información externa e interna a los altos directivos para tomar decisiones. Son de fácil y rápido acceso y presentan la información en forma gráfica. Brindan información general que grafique de manera simple la operación en su conjunto.

Según su naturaleza, los sistemas pueden ser:

• Abiertos. Se produce intercambio de elementos e información con el medioambiente, y esa la influencia externa modifica resultados, comportamientos y actividades. Por ejemplo, una compañía.
• Cerrados. No se intercambia información ni elementos con el medio ambiente: son sistemas cerrados ante cualquier tipo de influencia. Por ejemplo, las maquinarias.

Otros tipos de sistemas son los siguientes:

• Abstractos. Están conformados por conceptos generales, números, doctrinas filosóficas, hipótesis, ideas, planes o idiomas. Es el “software”.
• Concretos. Se componen de elementos tangibles como equipos o maquinarias. Es el “hardware”.
• Operacionales. Se dedican a procesar información (que suele ser reiterativa) y a elaborar reportes.
• Informativos. Se encargan de almacenar y procesar datos y se usan para tomar decisiones en consonancia con las metas y objetivos de la organización.
• Directivos. Trabaja sobre datos que no fueron previamente seleccionados ni transformados.

Teoría general de sistemas de administración

La teoría general de sistemas se desprende de los escritos Ludwing von Bertalanffy (biólogo alemán), difundidos en las décadas de 1950 y 1960. Esta teoría no tiene como objetivo solucionar obstáculos ni brindar soluciones prácticas. Sin embargo, conocerla ayuda al análisis del contexto a la hora de tomar decisiones dentro de una organización.

Esta corriente considera que las propiedades de cada sistema no pueden ser estudiadas como elementos separados, sino que deben ser abordadas en forma conjunta.

Algunas características de la teoría de sistemas son las siguientes:

• Visión sistemática. Cada organización es considerada como un sistema que cuenta con cinco partes: entrada, salida, proceso, ambiente y retroalimentación.
• Multidimensional. Cada compañía es abordada desde un punto de vista macroscópico y microscópico. El primero la aborda en relación a su país o comunidad y el segundo considera sus unidades internas.
• Dinamismo. La interacción que se produce dentro de la compañía es considerada un proceso dinámico.
• Adaptabilidad. Considera que las organizaciones son sistemas adaptativos. Si no hacen uso de esa cualidad, no sobrevivirán a las modificaciones del contexto.
• Descriptiva. Apunta a caracterizar las cualidades de la organización y de su administración. Plasma las metas y métodos y describe los fenómenos de las organizaciones.
• Multicausalidad. Considera que un hecho puede ser la consecuencia de distintos factores interdependientes y relacionados entre sí.
• Probabilística. Admite que las variables pueden ser analizadas en forma predictiva, no a partir de certezas.

Puede servirte: Teoría de Sistemas

Referencias

• «Sistemas de Administración» en Gestiopolis.com
• «Los 6 principales tipos de sistemas de información» en Kyocera.es
• «Teoría de Sistemas» en Administración de Empresas