Sistema de información

Te explicamos qué son los sistemas de información, sus características y cómo se clasifican. Además, sus elementos, cómo desarrollar uno y algunos ejemplos.

¿Qué es un sistema de información?

Un sistema de información es un conjunto ordenado de personas, procesos y herramientas cuyo fin es administrar datos e información, de manera que puedan ser recuperados y procesados fácil y rápidamente.

Todo sistema de información se compone de una serie de recursos interconectados y en interacción, bien organizados y dispuestos del modo más conveniente en relación con un propósito informativo determinado, que puede ser recabar información personal, procesar estadísticas, organizar archivos, entre otros.

Los sistemas de información pueden presentar diferencias, pero generalmente recolectan y clasifican datos, que son procesados por personas y/o con recursos informáticos, para que sean fáciles de comprender y recuperar. Así, esta información queda almacenada para ser consultada de manera sencilla o para ser divulgada cuando sea necesario.

Estos sistemas se emplean en organizaciones empresariales y gubernamentales, pero también en otros sitios o estructuras, como bibliotecas, universidades, museos, redes sociales o aplicaciones.

Un sistema de información no es lo mismo que un sistema informático. Si bien las herramientas tecnológicas o informáticas tienen un rol fundamental, el sistema de información también depende de su organización, de las personas implicadas y de las actividades.

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Características de un sistema de información

Un sistema de información presenta las siguientes características:

• Tiene una organización determinada. Está organizado de forma tal que funciona correctamente para que la información esté bien clasificada y sea simple de comprender.
• Está conformado por elementos informáticos y no informáticos. Incluye computadoras, programas, aplicaciones y otros elementos tecnológicos, pero también está compuesto por personas y procedimientos que garantizan su funcionamiento.
• Debe ser seguro. Tiene que contar con herramientas tecnológicas que protejan la información, para que solo determinadas personas puedan consultarla y para que no se pierdan datos.
• Debe poder ser actualizado. Tiene que ser lo suficientemente versátil para poder recolectar nuevos datos y transformarlos en información útil. Además, debe poder adaptarse a nuevas tecnologías.
• Se emplea con distintos objetivos. Sirve para almacenar información que se utiliza para tomar decisiones, recolectar datos de clientes, dirigir las actividades de una organización, implementar cambios, realizar planificaciones, entre otros fines.

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Tipos de sistemas de información

Desde un punto de vista empresarial u organizativo, los sistemas de información pueden clasificarse en:

• Sistemas de procesamiento de transacciones (TPS, por sus siglas en inglés). También conocidos como sistemas de gestión operativa, recopilan la información relacionada con las transacciones cotidianas de una organización. El tipo de datos que ordenan son horarios, información sobre las áreas y sus integrantes, logística, entre otros.
• Sistemas de información ejecutiva (EIS, por sus siglas en inglés). Organizan y proveen información relevante para los directores o encargados de un área y que sirve para cumplir objetivos, tomar decisiones y comunicar mejor. Incluyen datos relacionados con el funcionamiento interno de una empresa y con variables externas, como la sociedad, la economía y la política.
• Sistemas de información gerencial (MIS, por sus siglas en inglés). También denominados sistemas de información para la administración (SIA), contemplan datos que son relevantes para empleados de jerarquía intermedia y que sirven para planificar, gestionar procesos y tomar decisiones. Incluyen información relacionada con el presupuesto, el inventario, las inversiones, los precios, entre otros.
• Sistemas para el soporte de decisiones (DSS, por sus siglas en inglés). Están orientados al procesamiento de información que es importante para la gerencia intermedia y que sirve para resolver problemas. Incluyen datos relacionados con análisis de costos, de distintas opciones, de beneficios, de oportunidades, entre otros.
• Sistemas de información de procesos de negocios (BPM, por sus siglas en inglés). Organizan información que es relevante para directores y otros empleados de la compañía y que sirve para controlar y mejorar la producción, la innovación, el comercio de un producto o un servicio y los procesos empresariales. Incluyen análisis detallados de los procesos productivos y comerciales, de la competencia y el mercado, de la gestión y la comunicación de la empresa, entre otros.
• Sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés). Contemplan la información que es importante para quienes organizan el trabajo productivo y que sirve para determinar cómo se utilizan distintos recursos con la finalidad de cumplir un objetivo o implementar un proyecto. Incluyen datos relacionados con la logística de la organización, la gestión del trabajo de otros, las finanzas, las necesidades de la empresa, entre otros.
• Sistemas de automatización en la oficina (SAO). Organizan la información que es importante para empleados de menor jerarquía, como secretarios y asistentes. Incluyen datos relacionados con calendarios, reuniones, agendas, correos electrónicos, entre otros.
• Sistemas de trabajo del conocimiento (STC). Organizan la información que utilizan personas cuya tarea es producir, incorporar o divulgar conocimiento en una organización. Incluyen datos relacionados con análisis, reportes y gráficos de distintos temas.

Además, existen otras formas especializadas o aplicadas de sistemas de información, que dependen del campo puntual y de sus funciones específicas.

Elementos de un sistema de información

Por lo general, se considera que todos los sistemas de información contienen una serie de componentes o elementos:

• Equipos. Son todos los elementos tecnológicos físicos o virtuales, como el hardware, el software, la red y las telecomunicaciones.
• Personas. Son todos los individuos que cumplen un rol en el sistema.
• Datos. Son todos los elementos relacionados con información cualitativa o cuantitativa.

Actividades de un sistema de información

Las actividades son los pasos necesarios para que un sistema de información esté bien organizado. Estas son:

• Recopilación. Consiste en reunir los datos relevantes para la organización. Por ejemplo, cuando se indica qué tareas realiza cada empleado de una compañía.
• Almacenamiento. Consiste en guardar los datos recopilados, de forma tal que estén bien organizados y categorizados. Por ejemplo, se pueden clasificar las tareas de cada empleado de una compañía según el departamento al que pertenece o la etapa del proceso productivo.
• Procesamiento. Consiste en analizar los datos para generar información útil, significativa y fácil de comprender. Por ejemplo, se pueden realizar gráficos e informes sobre las tareas de cada empleado.
• Distribución. Consiste en enviar la información a las personas, áreas, empresas u organismos que sean pertinentes. Por ejemplo, se pueden enviar los gráficos y los informes a los directores de cada área.
• Retroalimentación. Consiste en realizar una evaluación sobre las actividades anteriores. Por ejemplo, los directores de cada área indican si hay información faltante o que se debe corregir.

¿Cómo se desarrolla un sistema de información?

Para desarrollar un sistema de información, se pueden seguir una serie de pasos:

• Definir el objetivo. Se determina qué se quiere lograr con el sistema de información, es decir, para qué se quiere aplicar y qué información se busca procesar.
• Analizar el sistema ideal. Se estudia cómo debe ser el sistema  que sirva para alcanzar el objetivo. Se debe indicar cuáles tienen que ser sus características y qué impacto tendrá en la organización.
• Proyectar y diseñar el sistema. Se determinan los elementos que debe incluir el sistema y se establece cómo debe funcionar. Por ejemplo, se puede decidir qué tipos de computadoras y programas se utilizarán y cómo estarán conectados.
• Instalar el sistema. Se adquieren los elementos físicos y digitales. Además, personas especializadas deben realizar todos los cambios e instalaciones para que el sistema funcione correctamente.
• Probar el funcionamiento del sistema. Se corrobora que los equipos y los programas funcionen correctamente y que las personas puedan utilizarlos sin inconvenientes. Además, se verifica que se puedan recopilar datos y que, posteriormente, se los pueda transformar en información válida.
• Implementar el sistema. Se implementa el sistema en la organización. Para ello, es necesario realizar capacitaciones para que todos puedan utilizarlo correctamente.
• Realizar tareas de mantenimiento en el sistema. Se llevan a cabo tareas de mantenimiento con el objetivo de corregir los errores e implementar todos los cambios necesarios.

Ejemplos de sistemas de información

A continuación, algunos ejemplos de sistemas de información:

• Los sistemas de control de calidad. Son sistemas en los que se pide una retroalimentación al cliente y se evalúan los resultados estadísticamente para elaborar informes interpretables por la gerencia de una compañía.
• Las bases de datos de una biblioteca. Son sistemas en los que está contenido el grueso volumen de documentos de la biblioteca, como libros, revistas y tesis, para poder ubicar y recuperar cada uno lo más rápida y precisamente posible.
• Las hojas de cálculo. Son sistemas en los que se ingresa información en bruto y se la organiza de manera cuantificable para obtener directrices de conducción financiera.

Sigue con:

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Referencias

• Hernández Trasobares, A. (2003). Los sistemas de información: evolución y desarrollo. Proyecto social. Revista de Relaciones Laborales, (10), 149-165.
• Pastor Collado, J. A. y Boix, J. (1992). Sistemas de información para ejecutivos (EIS). Novática. Revista de la Asociación de Técnicos de Informática, 18(100), 51-66.
• Zwass, V. (2024). Information System. Encyclopedia Britannica. https://www.britannica.com/