Planificación

Te explicamos qué es la planificación, qué tipos existen y ejemplos. Además, te contamos cómo hacer una planificación paso a paso.

¿Qué es la planificación?

La planificación consiste en plantear objetivos y definir todas las acciones necesarias para alcanzarlos.

Así, la planificación es un procedimiento que implica crear un plan, el cual debe incluir:

• Objetivos generales. Son las metas finales que se quieren alcanzar al terminar el plan.
• Objetivos específicos. Son las metas parciales o previas que se deben lograr para alcanzar los objetivos generales.
• Estrategias. Son un conjunto de tareas que deben realizarse para cumplir con los objetivos específicos. Se indica quién debe llevar a cabo cada tarea, de qué manera y en qué plazo.

Una planificación puede ser a corto, mediano o largo plazo, según la necesidad. Además, puede ser realizada por empresas, Estados, organizaciones no gubernamentales, hospitales e instituciones educativas, entre otras entidades. Asimismo, las personas individuales también pueden realizar planificaciones, tanto para su vida personal como profesional.

Ver también: Objetivos generales y específicos

Tipos de planificación

Los tipos de planificación más frecuentes son:

• Planificación estratégica. Es realizada por compañías o instituciones y consiste en elaborar planes a largo plazo que involucran a todas las áreas y tareas de una organización. Generalmente, es llevada a cabo por personas con cargos jerárquicos, y puede ir modificándose con el paso del tiempo.
• Planificación táctica. Es realizada por los responsables de sectores específicos dentro de una compañía o institución, y consiste en elaborar planes a mediano o corto plazo, que tienen objetivos más específicos. Suele ser iterativa, es decir, que se puede ir modificando a medida que se aplican las estrategias y se evalúan sus resultados.
• Planificación operativa. Es realizada por empleados de menor jerarquía y consiste en organizar las tareas diarias y controlar que se cumplan correctamente. Suele ser a corto plazo.
• Planificación normativa. Es realizada por personas con mayor jerarquía en compañías e instituciones, y consiste en establecer las reglas de funcionamiento y las normas morales que deben seguirse.
• Planificación personal. Es realizada por personas que quieren llevar a cabo un objetivo, como terminar una carrera, comprar una casa o conseguir determinado trabajo.

Ver también: Planeación en administración

¿Cómo se hace una planificación?

La planificación consta de una serie de etapas o pasos:

• Delimitar qué se quiere hacer. Se analiza el contexto, se indica qué se quiere mejorar o qué es necesario realizar, y se elabora un listado con posibles soluciones.
• Delimitar los objetivos. Se eligen las mejores soluciones y se clasifican en objetivos generales y específicos. Además, se pueden añadir otros objetivos que se consideren adecuados.
• Formular una estrategia. Se realiza un plan de acción en el que se indican las acciones necesarias para cumplir con los objetivos. Es recomendable utilizar algún método que señale qué debe hacerse, de qué manera, con qué recursos, quién lo realizará y en cuánto tiempo.
• Comunicar la estrategia. Se notifica a todas las personas involucradas en qué consistirá la estrategia y qué deben hacer para que sea aplicada correctamente.
• Implementar la estrategia y controlarla. Se lleva a cabo la estrategia planeada, teniendo en cuenta que puede ser modificada sobre la marcha. Para ello, se realiza un seguimiento de su implementación y, en caso de ser necesario, se aplican cambios.

Puede servirte: Toma de decisiones

Ejemplos de planificación

Algunos ejemplos de planificación son:

1. Planificación empresarial

• Objetivos generales: Fortalecer el posicionamiento de la marca y aumentar las ventas.
• Objetivos específicos: Aumentar la presencia en redes, desarrollar nuevos productos e investigar las preferencias de los clientes en un plazo de seis meses.
• Estrategia: Diseñar un plan de publicaciones en redes sociales; analizar qué productos ofrecen más potencial para la compañía; seleccionar el más conveniente, fabricarlo y lanzarlo al mercado.

2. Planificación administrativa

• Objetivo general: Mejorar el servicio de envío de medicamentos a domicilio.
• Objetivos específicos: Reducir los días de espera del paciente para recibir los medicamentos, permitir que los clientes escojan la franja horaria y crear un sistema ágil de distribución.
• Estrategia: Implementar un sistema para procesar la información de los clientes (datos personales, pedidos, entre otros); diseñar un sistema de distribución que contemple sus preferencias; hacer una prueba piloto para corroborar que los sistemas funcionen bien; iterar con los clientes y realizar los cambios necesarios.

3. Planificación personal

• Objetivo general: Ahorrar dinero para realizar un viaje.
• Objetivos específicos: Calcular cuánto se debe ahorrar mensualmente y elaborar un plan de ahorro durante un año.
• Estrategia: Averiguar costos de pasajes, alojamiento, comida, traslados y actividades turísticas; analizar los gastos mensuales y establecer un plan de ahorro para cubrir los costos del viaje.

4. Planificación familiar

• Objetivo general: Organizar las tareas domésticas.
• Objetivos específicos: Hacer una lista de todas las tareas a realizar en la casa y analizar los horarios de cada integrante de la familia.
• Estrategia: Distribuir la totalidad de las tareas entre los miembros de la familia, teniendo en cuenta sus horarios, sus posibilidades y su edad.

5. Planificación educativa

• Objetivo general: Preparar tres exámenes finales.
• Objetivos específicos: Organizar el estudio de los contenidos para los exámenes finales.
• Estrategia: Resumir todos los días una unidad de una materia durante un mes y repasar los contenidos específicos la semana antes de cada examen.

Importancia de la planificación

La planificación es importante porque sirve para:

• Organizar los recursos y el tiempo. Al implementar un plan de acción, es posible utilizar mejor los recursos disponibles y reducir la pérdida de tiempo.
• Tomar mejores decisiones. Planificar permite delinear objetivos claros y las estrategias necesarias para alcanzarlos.
• Aportar claridad y mejorar la organización. Al planificar, se aclaran las responsabilidades de cada área y de cada persona, optimizando la coordinación y el desempeño general.
• Reducir los errores. Al contar con una planificación, son menos probables las equivocaciones a nivel organizacional y en la implementación de las tareas.

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Referencias

• García, O. (1983). La administración por objetivos. Cuadernos de Administración, 6(8), 45-60.
• Koontz, H., Weihrich, H. y Cannice, M. (2012). Administración. Una perspectiva global y empresarial. McGraw-Hill.