Minuta

Te explicamos qué es una minuta y cuál es su función. Además, te contamos cómo hacer una minuta de una reunión, paso a paso.

¿Qué es una minuta?

Una minuta es un escrito, extracto o borrador que se hace como paso previo a la elaboración de un documento formal, ya se trate de un acta de una reunión, un contrato, una orden, una lista o una relación de honorarios. En todos estos casos, la minuta constituye una versión previa, de prueba, que carece de las formalidades y los detalles del documento oficial.

La palabra “minuta” proviene del latín medieval minuta, con el mismo significado, y puede usarse también para construir el verbo “minutar”, esto es, hacer un borrador de una consulta o un oficio. Ambas palabras son de uso común en el mundo jurídico, administrativo y profesional.

Asimismo, en el mundo empresarial suele llamarse minuta al documento constitutivo de una organización, el cual debe presentarse ante un notario para su debida legalización e incorporación a la escritura pública. Mientras que, en el ámbito jurídico, se llama así a los documentos originales conservados en el archivo público, del cual se pueden hacer copias en caso de que se requiera verificar un fallo previo.

En el caso del español rioplatense, la palabra “minuta” se puede usar también en un contexto gastronómico, para referirse a los platos que salen rápido y que exigen poca elaboración.

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¿Cómo hacer una minuta de reunión?

Una minuta de reunión es un tipo de minuta que contiene el resumen de los contenidos que se comentaron o debatieron en una reunión o junta.

Para redactar la minuta de una reunión o un evento que amerite dejar constancia de lo dicho y discutido, resulta útil seguir los siguientes pasos:

• Identificar la minuta. Antes de que la reunión o el evento comience formalmente, es importante tomar nota de sus datos fundamentales, como la fecha, hora y lugar, el nombre de la empresa, el tipo de reunión (semanal, quincenal, ordinaria, extraordinaria) y una lista de los asistentes o participantes.
• Designar al encargado. Es recomendable que se encargue de la minuta algún tipo de asistente o secretario, es decir, que no lo haga quien conduce la reunión.
• Registrar el tema y el intercambio. Se debe tomar nota del tema principal de la reunión o el evento, y de los principales puntos abordados. Es útil, en este sentido, contar con una agenda de la reunión. No es necesario que la minuta sea una transcripción fiel de todo lo dicho, sino más bien un resumen de los temas abordados, las principales ideas propuestas, las principales objeciones y, especialmente, las conclusiones finales y las decisiones tomadas.
• Completar la minuta tan pronto acabe la reunión. Dado que no todo se podrá anotar de manera precisa durante la reunión, lo ideal es que la minuta se elabore tan pronto esta termine. Es decir, cuando la información aún está fresca en la memoria del encargado y no luego de horas o días, cuando hará falta apoyarse exclusivamente en las notas tomadas.
• Aprobar y distribuir la minuta. Una vez culminado el texto, se lo debe presentar ante las autoridades pertinentes y, una vez aprobado o corregido, se procede a reproducirlo y distribuirlo entre los asistentes, a menudo con las rúbricas y sellos oficiales para darle un carácter formal.

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Referencias

• “Minuta” en el Diccionario de la Lengua de la Real Academia Española.
• “Minuta” en Wikcionario.
• “Minuta” en Enciclopedia Jurídica.
• “Minuta” en Sistema de Información Legislativa del Gobierno de México.